Échos du conseil d’administration – 7 novembre 2017

CA 2017-2018
Première rangée : Huguette Turgeon, Berthe Demers, Danielle Barabé, Danielle Bourque. Deuxième rangée : Sylvie Mazur, Réjean Côté, Richard Gervais, Jacques Laliberté, Michel Gagné. Absent de la photo : Réjean Daigle.

À sa réunion mensuelle du 7 novembre, le conseil d’administration du CIMBCC a traité de plusieurs sujets récurrents dont certains intéressent davantage les membres : l’état de l’inscription au club, les difficultés de communication par courriel avec certains membres, l’assistance par courriel, le site cimbcc.org et les bénévoles recherchés comme substituts ou assistants de fonctions vitales du club.

Membres

Après avoir délesté le registre des membres des 232 personnes qui n’avaient pas renouvelé leur adhésion, le club comptait 629 membres actifs au début de novembre, soit 507 anciens membres et 122 nouveaux membres.

Danielle Bourque a rappelé qu’on peut s’inscrire au club en tout temps en se présentant à une séance de présentations au Chalet Marie-Victorin. On trouve toute l’information nécessaire sur le site du club en cliquant ici. Comme chaque membre est la source d’information la plus importante sur le club, tous sont invités à y amener leurs amis.

Difficultés de communication par courriel avec certains membres

Chaque semaine, des messages par courriel sont envoyés aux membres pour leur annoncer les articles publiés dans le CHIP et les sujets à l’ordre du jour des séances de présentations. Richard Gervais, responsable du CHIP, a déploré les situations où ces messages ne se rendent pas à leurs destinataires. Les responsables (bénévoles) peuvent perdre jusqu’à 45 minutes pour corriger ces situations qui se produisent lorsque :

  • il y a une erreur dans l’adresse de courriel qui a été fournie au club;
  • le membre a changé d’adresse de courriel, mais il n’a pas averti le club;
  • la boîte de courriel du membre est pleine.

Chaque membre est responsable de fournir au club ses coordonnées exactes. Chacun est donc invité à s’assurer que sa boîte de courriel n’est pas pleine et que le club détient la bonne adresse de courriel pour le rejoindre. Le membre peut fournir ses coordonnées aux bénévoles de l’accueil d’une séance de présentations ou remplir le formulaire qu’il trouvera en cliquant ici, sous la rubrique Changement d’adresse électronique ou d’autres coordonnées sous l’onglet Nous joindre du site Web.

Assistance par courriel

De septembre 2016 à septembre 2017, Jacques Laliberté a constaté, par rapport à l’année dernière, une baisse de 20 % des demandes d’aide adressées au service d’assistance par courriel. Depuis janvier 2017, le nombre des demandes a même diminué de près de 30 %. Les besoins sont peut-être moins importants, mais les membres doivent se rappeler qu’ils ont accès à ce service 12 mois par année. Il leur suffit d’envoyer un courriel à moc.l1513060721iamg@1513060721ccbmi1513060721cedia1513060721 en décrivant le problème ou la difficulté rencontrée. Pour plus d’information, les membres peuvent consulter la page du site Web où ce service est décrit en cliquant ici.

Jacques Laliberté a mentionné qu’il a reçu des demandes de la part de membres qui ne réussissent pas à faire des exercices proposés dans les notes de présentations. Ces membres devraient plutôt s’adresser au service d’assistance avant les séances de présentations. Ils y trouveront des bénévoles qui sauront les aider en se référant facilement aux notes de présentations. Vous trouverez une description de ce service en cliquant ici. Pour plus d’information, les membres doivent s’adresser aux bénévoles de l’accueil d’une séance du mercredi ou du vendredi.

Le site cimbcc.org

Le conseil d’administration salue l’arrivée de Gilbert Girard comme responsable du site Web. Il succède à Marie-José Bâcle que le conseil d’administration remercie pour sa contribution exceptionnelle. Heureusement, Marie-José maintient sa participation comme webmestre.

En tant que parrain, Michel Gagné a confirmé que notre site est très vivant et très fréquenté par nos membres et par des non-membres à travers le monde. Les pages le plus souvent visitées sont celles du calendrier des séances de présentations, du CHIP et des ateliers (avant et durant les périodes d’inscription). L’augmentation du volume et de l’activité du site a pour conséquence d’augmenter le travail des webmestres.

Le conseil d’administration a approuvé les orientations retenues pour 2017-2018 :

  1. L’ajout d’une page publicisant les vidéos développées par des membres du club.
  2. L’ajout d’une page fournissant quelques informations sur les clubs informatiques du Québec.
  3. L’augmentation de l’utilisation du wiki.
  4. La création d’un lexique informatique.
  5. Présentation des agendas Google et des groupes de diffusion Google lors de présentations de la série Découverte pour inciter des membres à utiliser ces outils.
  6. Recherche d’un outil pour compléter Access pour la gestion du registre des membres.

Les quatre premières orientations étaient déjà au programme de l’an dernier, mais elles doivent être maintenues parce qu’aucun bénévole n’a été trouvé pour y donner suite ou parce qu’elles présentent encore des défis intéressants.

Bénévoles recherchés : substituts ou assistants pour des fonctions vitales du club

Assurer la relève des responsables de fonctions vitales du club constitue un des objectifs prioritaires du conseil d’administration. À cette réunion de novembre, le conseil a révisé toutes les fonctions exercées par ses bénévoles. Les fonctions désignées comme vitales font l’objet d’une révision mensuelle.

Les fonctions vitales pour lesquelles le conseil cherche encore un substitut ou un assistant sont les suivantes :

  • président,
  • responsable des ateliers,
  • responsable de la gestion des fichiers Excel des participants aux ateliers,
  • responsable du CHIP,
  • responsable de la Journée d’information et d’inscription,
  • soutien à l’utilisation du logiciel Access.

Si les responsables actuels ne pouvaient plus remplir leur fonction, l’activité serait en péril et le club serait en danger dans une de ses activités principales. Un substitut est une personne qui peut assumer une fonction vitale durant un an dans l’éventualité du départ inattendu de la personne qui occupe la fonction. Les volontaires sont les bienvenus!

Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC

 

 

3 réflexions sur « Échos du conseil d’administration – 7 novembre 2017 »

  1. Très beau objectifs que vous vous êtes fixés, cher c.a. La relève est primordiale à l’achèvement de ses objectifs.

    Pour ce qui est d’un « substitut » au logiciel ACCESS pour le registre des membres, en tant que bénévole à ce poste, je propose un pas plus loin et, moyenant l’expertise pour y arriver, l’élimination complète graduelle de ACCESS par la migration complète de la gestion des membres (inscription etc.) via le site web du club, comme ça se fait communément dans plusieurs organismes.
    L’utilisation devrait être tellement simple qu’il n’y aurait plus besoin d’être 5-6 personnes à l’accueil puisque n’importe quel novice de l’informatique pourra entrer les informations des membres directement sur une application disponible sur le site web,

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