Échos du conseil d’administration – septembre 2013

Le conseil d’administration est composé de Walter Pearce, Réjean Côté, Sylvie Mazur, Réjean Daigle, Denis Dulude, Jacques Laliberté, Danielle Charest Bourque, Michel Gagné, Charles E. Blier, André Charest et Marie-José Bâcle. Absent lors de la prise de photo : Yvon Gaudreau (en vignette).
Le conseil d’administration est composé de Walter Pearce, Réjean Côté, Sylvie Mazur, Réjean Daigle, Denis Dulude, Jacques Laliberté, Danielle Charest Bourque, Michel Gagné, Charles E. Blier, André Charest et Marie-José Bâcle. Absent lors de la prise de photo : Yvon Gaudreau (en vignette).

Le 3 septembre 2013 : réunion mensuelle du conseil d’administration à la veille de la Journée d’information et d’inscription. Tout était prêt pour cette importante journée, Danielle Bourque y a veillé. Les membres qui ne pourront s’y présenter pourront renouveler leur adhésion au club lors des séances de présentations du mercredi et du vendredi. Toutefois, Danielle Bourque a confirmé que les membres qui n’auront pas renouvelé leur adhésion le 14 octobre ne recevront plus les messages dominicaux diffusés après cette date.

L’inscription aux ateliers étant aussi prévue pour le lendemain, le conseil fait le point sur le sondage lancé par André Charest dans le but de mieux cerner l’intérêt des membres pour des ateliers sur les tablettes électroniques. Ce sondage a mis en évidence que les membres sont davantage intéressés par les tablettes d’Apple et celles fonctionnant sous Androïd. Des ateliers sur ces tablettes sont d’ailleurs prévus cette année. Par ailleurs, plusieurs membres ont demandé à être guidés dans le choix d’une tablette. Le sujet pourra être abordé dans le cadre de la présentation que Réjean Daigle doit faire en novembre. Enfin, il a été décidé que les membres pourraient encore s’inscrire aux différents ateliers de l’automne jusqu’au vendredi 18 octobre inclusivement, en se présentant à l’accueil d’une séance du mercredi ou du vendredi. Il y aura une autre période d’inscription aux ateliers d’hiver en janvier.

La Journée d’information et d’inscription offre aussi l’occasion de recruter des bénévoles. Les membres du conseil se sont montrés particulièrement préoccupés par la surcharge de travail lorsque le nombre des bénévoles est insuffisant dans une équipe, alors que le partage des tâches entre plusieurs personnes permet d’alléger la charge de chacun. Le club est aussi très vulnérable lorsqu’une seule personne se charge de toutes les tâches exigées par une activité. Profitant de ce début d’année, le conseil d’administration a établi la liste des bénévoles recherchés pour participer à la tenue des activités du club :

  • Assistance avant les séances de présentations : de nouveaux collaborateurs pour compléter l’équipe;
  • Assistance par courriel : de nouveaux collaborateurs pour compléter l’équipe;
  • Ateliers : un responsable et des collaborateurs à la planification et à la coordination des ateliers ainsi que des animateurs d’ateliers;
  • Communications : un collaborateur pour l’envoi des messages dominicaux aux membres;
  • CHIP : de nouveaux collaborateurs (réguliers et occasionnels) et un rédacteur ou des collaborateurs pour l’Éditorial;
  • Cours dans les bibliothèques : un instructeur provenant peut-être de Sainte-Julie maintenant que nous donnons des cours dans cette ville;
  • Logistique : de nouveaux collaborateurs pour compléter l’équipe qui assure l’installation des salles pour les activités du club;
  • Registre des membres : une personne-ressource sur le logiciel Access pour donner du répit à notre expert actuel;
  • Séances du mercredi et du vendredi : de nouveaux collaborateurs pour l’accueil et plusieurs présentateurs pour des présentations de 15, 30, 60 ou 120 minutes;
  • Site Web : un webmestre pour compléter l’équipe actuelle;
  • Sondage : un responsable.

Les besoins sont nombreux, mais chaque bénévole, masculin ou féminin bien sûr, sera mis à contribution selon ses disponibilités. Les responsables des différentes activités profiteront des séances de présentations pour faire connaître leurs besoins et assurer les futurs bénévoles du soutien de l’équipe déjà formée.

Le conseil a appris que la Ville de Saint-Bruno n’a pas trouvé de solution pour résoudre le besoin d’espace du service de récupération. Toutefois, un espace de rangement supplémentaire a été offert à l’équipe. Cette mesure a été accueillie favorablement comme solution partielle et temporaire au problème.

Charles Blier nous a informés que dorénavant la Chronique des organismes de Saint-Bruno ne sera publiée que dans le journal Les Versants. La diffusion d’information sur les activités du club s’en trouvera ainsi réduite, mais le conseil a décidé de ne pas s’engager dans de la publicité payante parce que l’expérience a démontré que c’était inefficace. Il a plutôt été prévu de profiter des 30 ans du club pour créer des événements qui pourront être annoncés par des affiches, par exemple, et d’intéresser éventuellement les journaux locaux à publier un article sur le club. De plus, Réjean Côté fera une demande de contribution financière à la Ville de Saint-Bruno pour soutenir le club dans certaines activités destinées à souligner ses 30 ans.

Enfin, le conseil a approuvé les orientations présentées pour deux activités importantes du club : les cours dans les bibliothèques et le site Web. Michel Gagné a annoncé que 70 places ont été prévues en 2013-2014 pour les cours dans les bibliothèques, soit 20 places de moins que l’an dernier. Cette décision se justifie par une diminution de la demande. Un cours préparatoire sera ajouté à l’intention des personnes qui n’ont jamais utilisé un ordinateur. Les personnes qui disposent d’un ordinateur portable seront aussi invitées à une rencontre préparatoire afin de s’assurer qu’elles disposent des outils nécessaires.

Quant au site Web, Marie-José Bâcle a confirmé que la mise à jour du site sera poursuivie, que seront ajoutées des pages décrivant des activités du club, qu’une galerie de photos pourra être ajoutée pour chaque équipe de bénévoles qui le souhaitera. Il est aussi envisagé de rendre disponible un outil pour faire des sondages éclair.

Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC