Règlements du club

Les règlements généraux du Club informatique Mont-Bruno ont été approuvés lors de l’assemblée générale annuelle
du 11 avril 2012.

Dispositions générales

Dispositions générales Conseil d'administration Dispositions financières

1. Nom

La présente association est légalement constituée en corporation sans but lucratif par lettres patentes émises et enregistrées le 17 octobre 1996 (matricule 1146233367), sous l’empire de la troisième partie de la Loi des compagnies du Québec, sous la dénomination sociale de Club informatique Mont-Bruno.

L’acronyme CIMBCC (Club informatique Mont-Bruno Computer Club) et le mot club ou association sont aussi utilisés dans ces règlements généraux pour désigner la corporation.

Pour alléger la lecture du texte, il est entendu que chaque fois que nous employons le masculin, nous incluons délibérément le féminin.

 2. Siège social

Le siège social du club est situé à l’adresse déterminée par le conseil d’administration.

 3. Nature

Le club est un organisme à but non lucratif qui regroupe des personnes intéressées à partager leurs connaissances et à s’entraider en informatique. Le club a un rôle d’animation et de service. Il veille à ce que toute activité soit conforme à sa mission et sa politique.

Le partage de connaissances se fait sans aucune forme de garantie. Le club et ses bénévoles ne garantissent pas l’exactitude de l’information présentée et ne sont pas responsables des conséquences de l’utilisation de cette information par les membres ou par toute autre personne.

4. Objets

Les objets pour lesquels l’association est constituée sont les suivants :

  1. diffuser de l’information sur l’utilisation des micro-ordinateurs;
  2. favoriser un service d’entraide pour les membres;
  3. recevoir des dons, des legs et d’autres contributions de même nature, en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions; organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds à des fins charitables.

5. Membres

 Est membre régulier du CIMBCC toute personne qui s’inscrit, paye la cotisation annuelle déterminée par le conseil d’administration et dont l’état de membre n’est pas révoqué par le conseil d’administration. L’état de membre régulier du club se termine le 30 septembre suivant la période pour laquelle le membre a payé sa cotisation.

Est membre honoraire du CIMBCC toute personne admise à ce titre par le conseil d’administration. Les membres honoraires ne paient pas de cotisation annuelle; ils ont le droit de participer à toutes les activités du club.

Peut être reconnue comme membre associé toute personne qui ne paie pas de cotisation, mais qui est désignée comme tel en vertu de l’engagement social du club. Cette personne a le droit de participer à toutes les activités du club.

Tout membre peut être exclu du club par le conseil d’administration :

  • pour infraction grave à un des règlements de l’association; ou
  • pour conduite ou activités jugées nuisibles à l’association; ou
  • pour détournement ou appropriation d’un actif de l’association.

Cette exclusion prend effet à la réception par le membre d’un avis écrit et envoyé par courrier recommandé.

6. Assemblée générale

Composition

  • Tous les membres réguliers peuvent participer à une assemblée générale.

Assemblée générale annuelle

  • Le conseil d’administration tient au moins une (1) assemblée générale par année.
  • Le lieu et la date de l’assemblée sont déterminés par le conseil d’administration.

Assemblée générale extraordinaire

  • Le conseil d’administration peut tenir des assemblées générales extraordinaires.
  • Le conseil d’administration doit tenir une assemblée générale extraordinaire sur requête écrite adressée au secrétaire par vingt (20) membres réguliers; l’assemblée devra se tenir dans les quarante-cinq (45) jours de la réception de la requête.

Avis de convocation

  • L’avis de convocation pour une assemblée générale annuelle ou extraordinaire, adressé par courriel à tous les membres, doit leur être acheminé au moins quinze (15) jours avant la date de ladite assemblée.

Ordre du jour 

  • L’ordre du jour accompagnera l’avis de convocation à une assemblée générale annuelle et ne pourra être modifié, sauf s’il y a unanimité de l’assemblée générale.
  • L’ordre du jour accompagnera l’avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire et ne pourra par la suite être modifié.

Quorum 

  • Le quorum de l’assemblée générale annuelle et d’une assemblée générale extraordinaire est de 20 membres.

Vote 

  • À toute assemblée générale, chaque membre régulier a droit à un vote par tour de scrutin.
  • Le vote se fait à main levée, sauf pour l’élection des membres du conseil d’administration.
  • À la demande d’un membre, il y a vote secret.
  • En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant s’il a les qualités d’électeur, sauf dans le cas d’un vote secret.

Pouvoirs de l’assemblée générale annuelle

  • Élire les membres du conseil d’administration.
  • Approuver les états financiers et être informé du budget.
  • Recevoir les rapports annuels du conseil d’administration.
  • Délibérer sur toutes les propositions et tous les rapports qui lui sont présentés.

7. Dissolution

L’association ne peut être dissoute que par une résolution d’une assemblée générale approuvée par les 2/3 des membres votants demandant à l’Inspecteur général d’accepter sa dissolution. Le projet de cette résolution doit être présenté aux membres en même temps que l’avis de convocation.

En cas de liquidation de l’association ou de distribution des biens de l’association, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.

Conseil d’administration

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8. Conseil d’administration

Rôle

  • Le conseil d’administration oriente la gestion générale du club et s’assure de sa bonne qualité.

Composition

  • Le conseil d’administration se compose d’un maximum de douze (12) membres réguliers élus pour deux ans lors d’une assemblée générale annuelle. Six membres sont élus chaque année. Lors d’une assemblée générale annuelle, il est possible d’élire un membre pour un an pour terminer le mandat d’un administrateur dont la démission a été acceptée, ou qui a été disqualifié ou est décédé. Tout membre régulier ayant œuvré au club comme bénévole, est éligible au conseil d’administration.
  • Le conseil d’administration peut inviter des membres du club ou des personnes externes au club à participer aux discussions du conseil, mais ces personnes n’ont pas droit de vote.

Élections des membres du conseil d’administration

  • Un comité de nomination établi par le conseil d’administration reçoit les candidatures au conseil d’administration jusqu’à la veille de l’assemblée générale à midi.
    • S’il y a plus de candidats que de postes à combler :
      • l’assemblée générale élit parmi les personnes présentes un directeur d’élection qui a un droit de vote ordinaire;
      • le directeur d’élection procède à un vote secret pour déterminer les membres du conseil d’administration;
      • lors du vote, chaque membre présent choisit un nombre de membres ne dépassant pas le nombre de postes à combler dans la liste des candidats;
      • les personnes ayant obtenu le plus de votes sont élues.
  • Lors de la première réunion du nouveau conseil d’administration, les membres du conseil d’administration élisent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Destitution d’un membre du conseil d’administration

Un membre du conseil d’administration peut être démis de sa qualité d’administrateur du club par une résolution adoptée en assemblée générale extraordinaire :

  • s’il omet de se présenter à 3 (trois) réunions consécutives du conseil sans raison valable; ou
  • s’il omet de payer sa cotisation annuelle; ou
  • s’il a commis une infraction grave à un des règlements de l’association; ou
  • s’il se comporte d’une façon jugée nuisible aux activités du conseil.

9. Comité exécutif

Rôle

Le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité exécutif.

Composition

Le comité exécutif se compose du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier du conseil d’administration. Ces personnes exercent au sein du comité exécutif les mêmes fonctions qu’elles exercent au conseil d’administration.

Le comité exécutif peut inviter des membres du club ou des personnes externes au club à participer aux discussions du comité, mais ces personnes n’ont pas droit de vote.

10. Fin des mandats

Les mandats arrivant à expiration se terminent à la fin de l’assemblée générale annuelle.

Tout administrateur peut démissionner de son poste en le signifiant par lettre envoyée au secrétaire du conseil d’administration. Cette démission prend effet après son acceptation par une résolution du conseil d’administration.

11. Fonctions

Le conseil d’administration a pour fonction :

  • de déterminer l’adresse du siège social du club;
  • de proposer une mission, une politique et des orientations;
  • de s’assurer que la mission, la politique et les orientations du club sont respectées;
  • d’exécuter les résolutions votées par les membres en assemblée générale;
  • d’étudier les dossiers présentés par les membres du conseil d’administration ou les membres du club;
  • de décider des questions ordinaires pour la bonne marche du club;
  • de préparer, d’adopter et d’administrer le budget du club;
  • de nommer les responsables d’activités et de les relever de leurs fonctions si leur travail n’est pas satisfaisant;
  • de déterminer les tâches à réaliser et de les répartir entre ses membres;
  • de former tout comité spécial qu’il juge à propos et de recevoir les rapports de ces comités;
  • de nommer les membres honoraires du club;
  • de désigner, en fonction de la politique d’engagement social du club, les membres associés qui sont admis sans payer la cotisation.

12. Réunions du conseil d’administration et du comité exécutif

Les réunions du conseil d’administration

  • Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que le président le juge à propos, ou à la demande de trois membres du conseil.
  • Le quorum est formé de la moitié des membres du conseil.
  • Les décisions se prennent à la majorité des membres du conseil présents. Le président a droit à un vote prépondérant en cas d’égalité.

Les réunions du comité exécutif

  • Le comité exécutif se réunit aussi souvent que le président le juge à propos, ou à la demande de deux membres du comité.
  • Le quorum du comité est de trois personnes.
  • Les décisions du comité se prennent à la majorité des membres présents. Le président a un vote prépondérant en cas d’égalité.

13. Vacance

Lors de la réunion du conseil d’administration qui suit la démission du président, du vice-président, du secrétaire ou du trésorier, les membres du conseil d’administration élisent parmi eux une personne au poste vacant.

Une vacance créée par la démission d’un administrateur n’est comblée qu’à la prochaine assemblée générale.

Note : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier peuvent démissionner de leur fonction tout en conservant leur titre d’administrateur.

14. Responsabilités particulières

Président

  • Présider les assemblées générales, les réunions du conseil d’administration et les réunions du comité exécutif.
  • Présenter à l’assemblée générale son rapport annuel.
  • Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

Vice-président

  • Assister le président au besoin.
  • Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

Secrétaire

  • Faire parvenir aux participants les avis de convocation et les ordres du jour des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration et des réunions du comité exécutif.
  • Rédiger les procès-verbaux des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration et des réunions du comité exécutif.
  • S’assurer de la publication et de la distribution des documents nécessaires aux assemblées générales, aux réunions du conseil d’administration et aux réunions du comité exécutif.
  • Conserver la documentation envoyée au secrétariat et la transmettre à qui de droit au besoin.
  • Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

Trésorier 

    • Administrer les fonds du club selon les directives du conseil d’administration.
    • Tenir l’inventaire du matériel.
    • Présenter annuellement au conseil d’administration et à l’assemblée générale, pour approbation, les états financiers de l’année terminée.
    • Présenter annuellement au conseil d’administration, pour approbation, les prévisions budgétaires pour la prochaine année.
    • Présenter à l’assemblée générale, pour information, les prévisions budgétaires pour la prochaine année.

  • Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

Dispositions financières

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15. Année financière

L’année financière du club se termine le 31 mars.

16. États financiers

Les états financiers comprenant un état des revenus, des dépenses, de l’actif et du passif pour chaque année financière sont transmis par le trésorier au conseil d’administration dans les 60 jours suivant la fin de l’année financière; les états financiers sont présentés aux membres dans les 30 jours suivant leur approbation par le conseil d’administration.

17. Prévisions budgétaires

Le trésorier prépare chaque année les prévisions budgétaires du prochain exercice financier et les soumet au conseil d’administration.

Le conseil adopte ces prévisions avec ou sans modifications, et en informe les membres du club.

18. Effets de commerce

Les chèques, billets ou autres effets de commerce du club sont signés par au moins deux personnes selon les règles suivantes :

  • le trésorier et le président; ou
  • le trésorier ou le président et une deuxième personne autorisée à cette fin par le conseil d’administration.

19. Contrats et documents

Les contrats et autres documents engageant la responsabilité du club sont au préalable approuvés selon les directives du conseil d’administration.

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Dernière révision de cette page : janvier 2014. Responsable de la mise à jour de cette page : Marie-José Bâcle. 

Au club, on s'entraide!

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