Échos du conseil d’administration – 10 février 2015

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Rangée du haut: Réjean Daigle, Jacques Laliberté, Charles E. Blier, Walter Pearce. Rangée du bas: Yvon Gaudreau, Danielle Charest Bourque, Sylvie Mazur, Berthe Demers, Réjean Côté, Michel Gagné et Marie-José Bâcle

En cette deuxième rencontre de 2015, le conseil d’administration a été heureux d’apprendre que le club comptait 680 membres. Près de 40 personnes se sont inscrites depuis le début de janvier, ce qui est exceptionnel pour cette période de l’année. Cet afflux de nouveaux membres s’explique peut-être par l’attrait exercé par les ateliers offerts cet hiver.

Inscription aux ateliers de l’hiver 2015

Berthe Demers, qui partage la responsabilité des ateliers avec Geneviève Renaud, a fait le point sur l’inscription aux 10 ateliers différents proposés aux membres cet hiver.

D’ici mai prochain, 216 membres participeront aux 43 rencontres prévues pour ces ateliers. Les ateliers les plus populaires sont ceux sur Facebook, sur la tablette iPad et sur la tablette Android. D’ailleurs, les animateurs de ces deux derniers ateliers ont décidé de répéter leur atelier afin d’accueillir toutes les personnes inscrites. Le conseil salue la générosité de ces animateurs, mais il veut éviter le risque de les voir s’épuiser. Pour diminuer le nombre des inscriptions aux ateliers les plus populaires, il a été décidé d’explorer toutes les possibilités qu’offrent les séances de présentations du mercredi et du vendredi.

Mme Demers a aussi fait part de certaines améliorations qui sont souhaitées. Si l’inscription aux ateliers est des plus simples – les membres n’ont qu’à remplir le formulaire sur le site du club –, il n’en va pas de même du processus de traitement des inscriptions par les bénévoles responsables. Ce traitement doit en effet se faire manuellement, ce qui représente une importante somme de travail. De plus, une attention supplémentaire doit être accordée aux personnes qui se sont inscrites à des ateliers sans en avoir vérifié le contenu, les dates et l’horaire. Pour alléger ce processus et pour l’accélérer, les compétences des webmestres du club ont été sollicitées. On espère à l’avenir pouvoir automatiser le traitement des inscriptions et faire en sorte que les membres soient amenés à prendre connaissance de la description d’un atelier avant de s’y inscrire.

Enfin, Mme Demers a fait remarquer que le taux moyen des présences aux ateliers de l’automne dernier a atteint 15,6 participants, ce qui indiquerait une tendance notable à la hausse de la fréquentation des ateliers. Nous verrons, en juin prochain, si cette tendance s’est maintenue cet hiver.

Recrutement de bénévoles

Aucun nouveau bénévole ne s’est ajouté à l’équipe. Par contre, il faut dès maintenant chercher un animateur ou une animatrice pour l’atelier sur Facebook de l’automne prochain, l’animatrice actuelle ayant déjà annoncé qu’elle ne sera pas disponible à cette période.

Activités dans les bibliothèques

Le club est heureux de pouvoir compter sur l’excellente collaboration des responsables des bibliothèques de Saint-Basile, de Saint-Bruno et de Sainte-Julie. Ces bibliothèques accueillent neuf cours d’initiation à l’informatique et à Internet ainsi que sept ateliers. Il a été noté avec satisfaction que la bibliothèque de Sainte-Julie accueillera un atelier pour la première fois cet hiver.

Assistance avant les séances de présentations

Depuis la reprise des séances de présentations, en septembre dernier, les bénévoles ont répondu aux demandes d’assistance de 215 membres, dont 65 % le vendredi après-midi. L’accès au service semble amélioré par la remise d’un numéro aux membres qui veulent consulter le service et par la mention que la durée maximale d’une consultation est de 10 minutes. Malgré l’affluence, les bénévoles semblent heureux, et les membres satisfaits. Devant ce constat, Réjean Daigle a proposé que ce service dont il est le parrain soit maintenu comme on le connaît. Le conseil d’administration a adopté cette proposition à l’unanimité.

Coordination de l’assistance à domicile

Un autre service dont le maintien a été adopté est celui de la coordination de l’assistance à domicile. Sous la responsabilité de Réjean Côté, ce service a rendu possible la réponse à 174 demandes de dépannage depuis septembre. La majorité des interventions ont porté sur le nettoyage du disque dur.

Documents de référence du CIMBCC

Le conseil d’administration a révisé et adopté avec un ajout mineur la fiche de référence sur la gestion des achats, des contrats et des dépenses. Il a aussi confirmé le maintien des règlements généraux que les membres peuvent consulter sur le site du club. La fiche sur la préparation et le déroulement de l’assemblée générale annuelle a également été reconduite telle quelle.

 Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC

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