À sa réunion du 15 mars, le conseil d’administration du CIMBCC a consacré du temps à la question des bénévoles qui se retirent, à ceux que l’on cherche et à ceux à qui le club veut témoigner sa reconnaissance.
La convocation de l’assemblée générale annuelle ayant été préparée, le conseil a exploré ce qui pourrait être fait pour fêter les 35 ans du club. Quelques documents de référence ont aussi été révisés.
BÉNÉVOLES
Il n’y a aucun nouveau bénévole à signaler. Par contre, Suzanne Martel se retire des cours donnés dans les bibliothèques et Marie-José Bâcle se retire comme webmestre. Le conseil d’administration tient à les remercier de leur précieuse contribution au club. Heureusement pour nous, Marie-José continuera à nous faire profiter de ses talents de graphiste.
Malgré les nombreuses démarches faites par Berthe Demers, personne ne s’est porté volontaire pour animer l’atelier sur Facebook prévu en mars à Sainte-Julie. L’atelier a donc été annulé. Les membres qui s’y étaient inscrits ont été invités à assister à la présentation du 21 mars sur le même sujet.
Le conseil d’administration a décidé de plusieurs actions pour témoigner sa reconnaissance aux bénévoles, car le club ne pourrait fonctionner sans eux.
Tous les bénévoles seront invités au Souper des bénévoles du 9 mai prochain où on leur offrira un gage de notre reconnaissance.
- Les membres qui ont accumulé 5, 10 et 15 ans de bénévolat seront honorés à la Soirée des membres.
- Une personne « qui, comme bénévole, a contribué de façon très significative et durant une longue période à la gestion et aux activités du club » a été retenue pour recevoir le statut de membre honoraire; le nom de cette personne sera dévoilé à la Soirée des membres. (Voir la page du site Internet sur les membres honoraires en cliquant ici .)
La Soirée des membres du 2 mai conclura la saison 2017-2018. Tous les membres y seront invités pour, entre autres, manifester leur gratitude à nos généreux bénévoles.
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA) DU 11 AVRIL 2018
Le texte de la convocation à l’assemblée générale a été approuvé de même que les pièces jointes qui sont le projet d’ordre du jour et le projet de procès-verbal de l’assemblée générale de 2017. Tous les responsables des activités du club ont été invités à transmettre leur rapport pour l’année 2017-2018 à la secrétaire du CIMBCC. Un substitut a été identifié pour cette dernière.
Dans la convocation à l’assemblée générale, les membres sont invités à poser leur candidature comme membre du conseil d’administration et à transmettre leurs suggestions et questions.
35 ANS EN 2018
Le club fêtera 35 ans d’activités au cours de l’automne et de l’hiver prochains. Le conseil d’administration a énuméré certaines activités spéciales qui pourraient être retenues pour souligner cet anniversaire. Le sujet sera rediscuté à la réunion d’avril où les différentes propositions pourront être revues et où de nouvelles suggestions pourront être examinées.
DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE SUR LE FONCTIONNEMENT DU CLUB
Le club s’est doté de fiches pour documenter et améliorer la gestion de ses activités. Le conseil d’administration révise régulièrement chacune de ces fiches pour s’assurer que les activités du club sont conformes à leur contenu et pour les mettre à jour si nécessaire.
À la réunion du 15 mars, le conseil a ainsi révisé les fiches suivantes :
- Initiation d’un nouveau membre du conseil d’administration: cette fiche décrit le soutien accordé à tout nouvel administrateur du club afin de l’initier au fonctionnement du conseil.
- Formulaire d’entente sur les règles de conduite des membres du conseil d’administration: cette fiche inclut un formulaire que chaque nouvel administrateur du club est invité à signer. Ce faisant, l’administrateur s’engage à respecter certaines règles d’éthique et de confidentialité.
- Parrainage des activités au sein du conseil d’administration : cette fiche décrit le rôle de la marraine et du parrain qui sont des intermédiaires entre le conseil d’administration et le responsable de chaque activité du club.
- Gestion des logiciels payants : cette fiche définit les règles de gestion des logiciels payants par le responsable du logiciel et par ses utilisateurs.
Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC