En cette réunion du 31 août, le conseil d’administration a consacré du temps à la préparation de la rentrée de cet automne. Il a adopté les états financiers de 2020-2021 et il a pris connaissance de l’évolution des prévisions budgétaires de cette année.

Il a salué l’arrivée d’un nouveau bénévole et la poursuite de l’accueil téléphonique des nouveaux membres. Le conseil a aussi fait le point sur le CHIP, ses abonnés et ses lecteurs.

---

Rentrée de l’automne 2021

La rentrée de l’automne 2021 se caractérise par certains défis à relever qui ont demandé une attention particulière de la part du conseil d’administration. Il a été préoccupé en particulier :

• par le renouvellement de l’adhésion des membres et le paiement de leur cotisation en ligne depuis le 15 août;
• par la formation à offrir aux bénévoles mis à contribution pour inscrire et renouveler l’adhésion des membres en ligne;
• par une Journée d’information et d’inscription à organiser en tenant compte des restrictions sanitaires dues à la COVID-19.

Ces activités ont exigé de prévoir un échéancier commun aux différents responsables, d’organiser la formation des membres et des bénévoles à l’utilisation du système d’inscription en ligne, de s’ajuster aux consignes sanitaires à appliquer le 7 septembre. Les membres du conseil d’administration ont assuré la coordination de l’ensemble des activités de la rentrée. Ils ont aussi été mis à contribution à divers titres : parrain ou marraine d’une activité, responsable, bénévole.

---

Rapports financiers

Le conseil d’administration a adopté les états financiers de l’année 2020-2021 qui seront présentés à l’assemblée générale des membres le 20 octobre prochain. Le conseil était heureux de constater que la dernière année financière s’est soldée par un déficit de moins de 3 000 $ qui sera absorbé par les actifs du Club. Nos bénévoles méritent des félicitations, car c’est grâce à eux que l’année s’est terminée par un déficit peu important.

La nouvelle année budgétaire a débuté le 1^er juillet dernier. Les cotisations enregistrées à la fin d’août ont atteint un niveau qui permet d’espérer que le Club respectera son budget pour 2021-2022. L’inscription en ligne des membres, anciens et nouveaux, semble bien fonctionner. PayPal est le mode préféré pour le paiement des cotisations, suivi par le virement Interac. Quelques chèques ont aussi été reçus.

---

Bénévoles

Serge Fournier s’est ajouté aux bénévoles du Club. Jeune retraité avec une formation en informatique, il s’est engagé à faire une présentation sur Excel au printemps prochain et il explore d’autres possibilités.

Berthe Demers est toujours à la recherche d’une personne qui pourrait profiter de son expérience cette année avant de lui succéder l’an prochain comme co-responsable des ateliers.

---

L’accueil téléphonique des nouveaux membres

Un service d’accueil par téléphone a été organisé l’an dernier. Le service consiste à donner suite aux messages laissés, par téléphone (438 763-5036) ou par courriel (), par des personnes intéressées à s’informer sur le Club et à en devenir membres.

Les bénévoles qui participent à ce service peuvent aussi accompagner ceux qui le souhaitent dans leur démarche d’inscription et de paiement de la cotisation. Ces bénévoles communiquent aussi avec le nouveau membre dans les deux ou trois semaines qui suivent son inscription afin de vérifier son degré de satisfaction et pour répondre à ses questions.

Ce service est reconduit cette année. Il est particulièrement utile en cette période où le Club ne peut tenir ses activités habituelles au Chalet Marie-Victorin. Il est aussi très pratique lorsque des personnes de l’extérieur de la région immédiate cherchent de l’information sur le Club et de l’aide pour devenir membres. Le conseil d’administration remercie les bénévoles de ce service de leur disponibilité ainsi que leur marraine, Danielle Provost.

---

Le CHIP

En 2020-2021, le CHIP a atteint le chiffre impressionnant de 1706 abonnés. Toutefois, seulement 918 abonnés en moyenne ouvrent l’infolettre envoyée pour annoncer un nouvel article. Seul un peu plus du tiers d’entre eux clique sur le lien fourni pour continuer la lecture. Il y a donc environ 330 lecteurs en moyenne qui lisent les articles du CHIP, et ce nombre est constant depuis plusieurs saisons.

Le CHIP a publié 127 articles cette année, soit une moyenne de 2 à 3 articles par semaine. Ces articles ont suscité une moyenne de 5 commentaires par article. Ceux dont le sujet avait un lien avec l’argent ou avec la sécurité informatique sont ceux qui ont le plus intéressé nos abonnés et recueilli le plus de commentaires.

Le responsable du CHIP, Richard Gervais, croit néanmoins que tous les articles doivent être publiés, même ceux qui attirent moins de lecteurs, car ils présentent un intérêt certain pour plusieurs abonnés. Le conseil d’administration partage cette opinion et invite tous ceux qui le peuvent à contribuer au CHIP en proposant un article sur un sujet de leur choix, comme les 17 personnes qui ont fourni un ou plusieurs articles au cours de la dernière année.

Les constats de cette année sont du même ordre que ceux des années précédentes. Il y aura peut-être lieu de s’interroger bientôt sur la gestion du CHIP. Comme pour d’autres activités du Club, il faudra aussi s’intéresser à la question de la relève éventuelle du responsable actuel.

Sylvie Mazur, secrétaire du conseil d’administration