Après un échange amical de vœux pour la nouvelle année, le conseil d’administration s’est attaqué à l’ordre du jour de cette première réunion de 2022. Au programme, il y avait les séances du mercredi et du vendredi, la réunion des responsables des activités du Club et le bilan de la campagne de recrutement de novembre et décembre 2021.
Avant de passer en revue certains processus et activités, le conseil a fait le bilan des derniers mois en ce qui a trait au site Web du Club et au registre des membres.
Reprise des séances du mercredi et du vendredi
Pour janvier 2022, le Club prévoyait de tenir les séances du mercredi en ligne et celles du vendredi au Chalet Marie-Victorin. En décembre, les responsables et leurs équipes ont même simulé une séance au Chalet avec tout ce que cela implique : accueil des membres avec vérification du passeport sanitaire, inscription des présences, fonctionnement du projecteur, etc.
Malheureusement, la situation sanitaire s’est dégradée et les rassemblements ont été bannis par le gouvernement pour une période inconnue. Le conseil d’administration a donc décidé de maintenir les séances du vendredi en ligne tout comme celles du mercredi. Cette décision est valable pour l’hiver et le printemps 2022.
Tous espèrent que les séances en salle seront possibles l’automne prochain. Toutefois, le conseil d’administration prévoit déjà que les séances du mercredi soir se dérouleront encore en ligne l’an prochain.
Réunion des responsables des activités du Club
La gestion de chaque activité du Club est confiée à un responsable bénévole et à son équipe. Le conseil d’administration souhaite maintenir un lien privilégié avec tous les responsables. Il les réunira le 18 janvier pour partager avec eux de l’information sur les enjeux auxquels le Club doit faire face et pour discuter des orientations à privilégier pour y répondre. Cette réunion se tiendra bien sûr en ligne.
Campagne de recrutement du 15 novembre au 15 décembre 2021
Le Club a proposé à ses membres de prolonger d’un an leur adhésion au Club pour tout membre ou couple recruté par eux entre le 15 novembre et le 15 décembre. Les membres ont reçu cette offre par courriel.
Cette campagne a exigé beaucoup de travail de la part de plusieurs bénévoles, mais elle a donné peu de résultats : elle a permis de recruter seulement treize membres. Le conseil n’a pas pris de décision quant à la répétition de cette expérience. Peut-être qu’une telle campagne serait plus efficace à un autre moment de l’année.
Site Web du Club
Le site Web est volumineux et exige beaucoup de travail de la part des webmestres. En plus des mises à jour usuelles, ils ont adapté le site à l’évolution de la COVID-19. Ils ont aussi intégré des contenus liés à l’utilisation du logiciel Zoom pour les séances de présentations et les ateliers.
Depuis 2021, le site intègre une nouvelle fonctionnalité qui permet l’inscription en ligne des nouveaux membres tout comme le renouvellement de l’adhésion. Cette nouveauté permet le paiement électronique de la cotisation et aussi l’enregistrement de l’âge des membres pour répondre aux exigences de la Ville de Saint-Bruno-de-Montarville.
Registre des membres
L’équipe qui gère le registre des membres est composée des coresponsables Michel Paul et Céline Dion, et de Jocelyne Girard qui a accepté de participer à la saisie des données.
Grâce à sa connaissance exceptionnelle du logiciel Access, Michel Paul a assuré la mise à jour du registre des membres. Il a également développé plusieurs nouveaux outils pour faire face, entre autres, aux inscriptions et renouvellements en ligne des membres.
C’est grâce à l’exactitude des informations contenues dans ce registre que le Club peut communiquer avec ses membres. Par exemple, le Club leur envoie chaque semaine un courriel qui les informe sur le contenu des séances de la semaine qui suit et qui leur fournit le lien pour s’y connecter. Il est donc très important que les membres informent l’équipe du registre des membres de tout changement d’adresse électronique, de code postal ou de numéro de téléphone.
Fonctionnement du Club
Le conseil a passé en revue ses activités relatives à la gestion des ordinateurs et des autres équipements du Club afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux directives qu’il a émises.
Sylvie Mazur, secrétaire du conseil d’administration
Bonjour, pour recruter de nouveaux membres il pourrait être utile de mentionner les régions visées (Montérégie, Montréal. ..) et les limites si c’est le cas (Gaspésie, Côte-Nord… ). Je sais qu’internet brise les barrières. Merci de votre attention.
Toujours intéressant de vous lire! Et j’ajoute également mes remerciements bien sincères pour votre grand dévouement.
Petit conseil suite à votre demande re : quand attirer de nouveaux membres : Dans notre monde, comme nous le connaissons, septembre est souvent connu comme un mois des « recommencements ». En quelque sorte, recommencement de nos activités, de nos implications sociales, d’affaires, ou de pris des cours, d’abonnements au concert et autre activités culturelles ou sportives, et une pléiade d’autres types de « recommencements ». Et encore, dans notre société, quelles que soient nos croyances, Noël est une période de « haute activité »… trop de choses sollicitent notre temps – je n’ai certainement pas besoin d’élaborer!
Alors, une offre aux membres en août et septembre peut-être? Simplement une idée.
Merci encore 1 fois pour ce compte rendu aussi détaillé qu’intéressant et pertinent, Sylvie Mazur.
Vos cours sont teintés de vos multiples compétences et, entre les lignes, de votre souhait de nous accompagner respectueusement .Merci à toute votre équipe.
Merci de votre dévouement et de votre bienveillance.