En cette dernière réunion du conseil d’administration avant l’assemblée générale du 13 avril, l’ordre du jour incluait en priorité l’approbation des états financiers de 2015-2016 et l’adoption du budget pour 2016-2017. Comme on le verra, le club a un problème de riche et il a décidé d’en faire profiter ses membres.

États financiers 2015-2016

Pour l’année 2015-2016, notre trésorier, Walter Pearce, a mis en évidence une augmentation des revenus due à une forte augmentation du nombre des membres. Nous avons en effet terminé l’année budgétaire avec 787 membres (12 % de plus en un an) et avec un surplus budgétaire de 5 028 $. Le bilan financier de l’année a bien sûr été approuvé par le conseil d’administration, mais les surplus accumulés depuis deux ans ont provoqué une réflexion sur l’orientation à privilégier pour l’an prochain.

Budget 2016-2017

L’an prochain, nous pouvons nous attendre à accueillir des membres aussi nombreux que cette année. Cela aura pour conséquence de générer des revenus tout aussi importants, alors que l’objectif du club n’est pas d’accumuler des surplus. Après une longue discussion, le conseil d’administration a convenu de mesures destinées à maintenir nos surplus à un niveau raisonnable en réduisant nos revenus, d’une part, et en augmentant le budget consacré à l’achat d’équipement pour les besoins du club, d’autre part. Pour réduire nos revenus, le conseil d’administration a décidé d’appliquer deux mesures en faveur des membres :

• Une réduction de 5 $ sera accordée aux membres qui renouvelleront leur adhésion avant le 1^er octobre 2016. Le renouvellement de la cotisation d’un membre sera donc de 30 $ et celle d’un couple, 45 $. Cette mesure exceptionnelle s’appliquera uniquement pour l’année 2016-2017 et ne modifie en rien la grille des cotisations.

• Les nouveaux membres n’auront plus à payer le 5 $ supplémentaire qui leur était demandé pour une première inscription. (La cotisation pour un membre individuel sera donc de 35 $, et pour un couple elle sera de 50 $.)

Ces décisions appliquées aux prévisions budgétaires de 2016-2017 provoquent un écart négatif de 285 $ entre les revenus et les dépenses. Ce montant pourra facilement être absorbé par les liquidités disponibles. Le budget 2016-2017 a donc été adopté à l’unanimité par le conseil d’administration.

Bénévoles

Un nouveau bénévole, Jocelyn Ermel, se joint à l’équipe des animateurs d’ateliers. Il animera un atelier sur la tablette iPad.

Assistance aux membres pour le passage à Windows 10

Certains membres n’auront pas encore installé la mise à jour Windows 10 à la fin de ce mois alors que les activités du club seront suspendues pour l’été. Pour les soutenir dans leur processus de mise à jour, Jacques Laliberté a préparé un guide à suivre étape par étape. Ce guide sera disponible bientôt sur le site Internet du club. Il sera annoncé par un article du CHIP.

Par ailleurs, les documents utilisés par Jacques Laliberté pour ses présentations du 28 octobre et du 13 novembre derniers sont disponibles sur le site du club et l’assistance par courriel restera disponible tout l’été ().

Révision des activités du club

Comme à chaque réunion, le conseil a passé en revue quelques-unes de ses activités. Le responsable, ou le parrain si le responsable n’est pas un membre du conseil, présente alors les réalisations de l’année écoulée, les pistes d’amélioration souhaitées et le plan d’action de l’année à venir.

• Communications avec les membres et communications externes – Les activités principales des quatre bénévoles de cette équipe de quatre personnes ont été l’envoi d’un courriel hebdomadaire aux membres pour les informer des sujets des séances de présentations, la publication d’informations sur les activités du club dans les journaux locaux, et la réponse aux questions générales reçues à l’adresse .

• Assistance avant les séances de présentations – Ce service est disponible avant chaque séance du mercredi et du vendredi. Depuis un an, 8 bénévoles ont répondu à 444 demandes d’assistance de la part de 339 membres. Les demandes sont en hausse de 11 % par rapport à l’année précédente, et c’est encore le vendredi que le service est le plus fréquenté : on y reçoit plus de 60 % des demandes.

• Récupération du matériel informatique et électronique – Les trois bénévoles de ce service traitent en moyenne de 9,5 à 10 tonnes de matériel chaque mois. Depuis 2005, ce sont plus de 691 tonnes qui ont été récupérées. Tous les profits de la récupération ont été versés à des organismes communautaires. Ces dons ont pris la forme d’ordinateurs rendus fonctionnels et d’argent.

Ces services sont fort appréciés des membres et aucun changement majeur n’est prévu. Le conseil d’administration a encouragé les bénévoles qui sont membres des équipes responsables de ces services à poursuivre leur bon travail.

Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC