Au cours de sa réunion du 7 février, le conseil d’administration a rediscuté des raisons qui ont mené à la décision d’annuler le mode hybride pour les présentations du vendredi de cet hiver. Cette décision a aussi pour impact d’annuler l’assistance avant les séances dont l’équipe responsable devra réorganiser l’offre de service.

Outre les difficultés techniques qui ont amené le Club à prendre cette décision, cette situation a mis en évidence le besoin de nouveaux bénévoles avec des compétences particulières.

La réunion s’est terminée avec la révision habituelle de certains outils de gestion dont le Club s’est doté.

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Séances de la série Découverte de l’hiver 2023

Le 2 février, un courriel a été envoyé aux membres pour leur faire part de l’annulation du mode hybride pour les séances du vendredi après-midi. Cet hiver, les séances de la série Découverte se dérouleront uniquement en ligne grâce au logiciel Zoom; c’est donc la présentation au Chalet Marie-Victorin qui est annulée.

Malgré la bonne volonté et les efforts de plusieurs bénévoles, cette décision a été prise principalement parce que :

• la connexion Internet n’est pas fiable au Chalet Marie-Victorin;
• des bénévoles avec de bonnes connaissances techniques ne sont pas disponibles actuellement pour apporter leur soutien au déroulement des séances en mode hybride.

Le conseil d’administration a l’intention de reprendre l’automne prochain les séances en mode hybride si quelques problèmes sont résolus. Pierre Jutras, bénévole qui assiste aux réunions du conseil, s’est proposé pour assurer le suivi auprès de la Ville de Saint-Bruno-de-Montarville. L’objectif poursuivi avec la Ville est de rendre l’installation technique au Chalet Marie-Victorin conforme à nos attentes afin de nous permettre de reprendre les séances en salle l’automne prochain.

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L’assistance avant les séances

Ce service aux membres est généralement offert avant les séances au Chalet Marie-Victorin. Les séances en salle étant annulées cet hiver, le service est suspendu jusqu’à ce que l’équipe responsable ait décidé de nouvelles modalités.

Céline Dufresne suivra l’évolution de la situation avec Michel Côté, le responsable de l’équipe de l’assistance avant les séances. Les membres seront informés des nouvelles modalités mises en place dès qu’elles seront connues.

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Bénévoles recherchés

Pour ne pas épuiser les bénévoles actuels et assurer la qualité de ses activités, le Club a besoin de bénévoles additionnels avec des expériences de gestion et des connaissances techniques.

En particulier, le Club est à la recherche de bénévoles qui peuvent :

• assurer le soutien technique lors de séances hybrides;
• faire des présentations ou animer des ateliers;
• répondre à des questions techniques envoyées au groupe d’assistance par courriel;
• rédiger des articles pour le CHIP.

Le conseil d’administration invite ceux et celles qui ont de telles compétences à se faire connaître et à se joindre à l’équipe des bénévoles.

(SVP, communiquez votre offre de vos services par courriel à l’adresse suivante : .)

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Le site Web du Club (www.cimbcc.org)

Michel Gagné est membre de l’équipe des bénévoles responsables du site Web du Club. Il a rapporté qu’en 2022 les webmestres ont procédé aux activités habituelles de mise à jour et de sauvegarde du site et de ses contenus ainsi que des informations reliées aux activités du Club et à la gestion du site.

Parmi les principales améliorations apportées au site pendant la dernière année, il y a la réorganisation des pages sur les activités du Club et les galeries de bénévoles qu’on peut consulter par la page NOS ACTIVITÉS. Un processus de mise à jour des tutoriels a aussi été mis en place sous la responsabilité de Michel Côté.

L’acquisition et l’implantation de la version payante de l’extension Newsletter permet d’obtenir maintenant beaucoup plus d’information sur les lecteurs du blogue.

Le Club compte de nombreux nouveaux membres. Les interactions avec certains ont permis de constater que plusieurs ne connaissent pas le site Web. Ce constat a provoqué un échange sur diverses stratégies qui peuvent être adoptées pour corriger cette situation. Entre autres, on profitera des séances de présentations pour faire référence au site Web.

Enfin, le conseil d’administration a confirmé l’adoption des priorités proposées par les webmestres pour l’année 2023 :

• Maintenir un site fonctionnel et de qualité.
• Faire évoluer le site pour répondre aux besoins du conseil d’administration et des responsables d’activités.
• Augmenter le niveau de connaissance du site par les membres.

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Révision des outils de gestion

Le conseil d’administration a adopté les mises à jour proposées pour la gestion des ordinateurs et leur inventaire. Il a également reconduit les documents faisant état de la relève pour les fonctions vitales du Club et de la neutralité commerciale à laquelle le Club s’est engagé.

Sylvie Mazur, secrétaire du conseil d’administration