Règlements généraux du Club |

Les règlements généraux du Club informatique Mont-Bruno ont été approuvés par l’assemblée générale annuelle du 11 avril 2012.

Des modifications aux articles numéros 5, 6, 13, 15 et 16 ont été ratifiées par l’assemblée générale annuelle du 30 septembre 2020 sur une proposition du conseil d’administration qui les avait adoptées le 1^er septembre 2020.

Des modifications aux articles numéros 4, 5, 7, 8 et 11 ont été ratifiées par l’assemblée générale annuelle du 18 octobre 2023 sur une proposition du conseil d’administration qui les avait adoptées le 1^er novembre 2022.

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A. Dispositions générales

1. Nom

La présente association est légalement constituée en corporation sans but lucratif par lettres patentes émises et enregistrées le 17 octobre 1996 (matricule 1146233367), sous l’empire de la troisième partie de la Loi des compagnies du Québec, sous la dénomination sociale de Club informatique Mont-Bruno.

L’acronyme CIMBCC (Club informatique Mont-Bruno Computer Club) et le mot Club ou association sont aussi utilisés dans ces règlements généraux pour désigner la corporation.

Pour alléger la lecture du texte, il est entendu que chaque fois que nous employons le masculin, nous incluons délibérément le féminin.

2. Siège social

Le siège social du Club est situé à l’adresse déterminée par le conseil d’administration.

3. Nature

Le Club est un organisme à but non lucratif qui regroupe des personnes intéressées à partager leurs connaissances et à s’entraider en informatique. Le Club a un rôle d’animation et de service. Il veille à ce que toute activité soit conforme à sa mission et sa politique.

Le partage de connaissances se fait sans aucune forme de garantie. Le Club et ses bénévoles ne garantissent pas l’exactitude de l’information présentée et ne sont pas responsables des conséquences de l’utilisation de cette information par les membres ou par toute autre personne.

4. Objets

Les objets pour lesquels l’association est constituée sont les suivants :

diffuser de l’information sur les appareils informatiques, l’Internet et les nouvelles technologies ;
favoriser un service d’entraide pour les membres.

5. Membres

Est membre régulier du CIMBCC toute personne qui s’inscrit, paye la cotisation annuelle déterminée par le conseil d’administration et dont l’état de membre n’est pas révoqué par le conseil d’administration. L’état de membre régulier du Club se termine le 30 septembre de l’année suivant la date où le membre a payé sa cotisation.

Est membre honoraire du CIMBCC toute personne admise à ce titre par le conseil d’administration. Les membres honoraires sont considérés comme des membres réguliers, mais ils ne paient pas de cotisation annuelle ; ils ont les mêmes droits que les membres réguliers.

Est membre associé toute personne qui est désignée comme telle par le conseil d’administration en vertu de l’engagement social du Club ou parce que cette personne est ou peut être utile au Club. Les membres associés sont considérés comme des membres réguliers, mais ils ne paient pas de cotisation annuelle; ils ont les mêmes droits que les membres réguliers.

Tout membre peut être exclu du Club par le conseil d’administration :

pour infraction grave à un des règlements de l’association ; ou
pour conduite ou activités jugées nuisibles à l’association ; ou
pour détournement ou appropriation d’un actif de l’association.

Cette exclusion prend effet à la réception par le membre d’un avis écrit et envoyé par courrier recommandé.

6. Assemblée générale

Composition

Tous les membres réguliers peuvent participer à une assemblée générale.

Assemblée générale annuelle

Le conseil d’administration tient au moins une (1) assemblée générale chaque année, entre le 30 juin et le 1er novembre.
Le lieu et la date de l’assemblée sont déterminés par le conseil d’administration.

Assemblée générale extraordinaire

Le conseil d’administration peut tenir des assemblées générales extraordinaires.
Le conseil d’administration doit tenir une assemblée générale extraordinaire sur requête écrite adressée au secrétaire par vingt (20) membres réguliers ; l’assemblée devra se tenir dans les quarante-cinq (45) jours de la réception de la requête.

Avis de convocation

L’avis de convocation pour une assemblée générale annuelle ou extraordinaire, adressé par courriel à tous les membres, doit leur être acheminé au moins quinze (15) jours avant la date de ladite assemblée.

Ordre du jour

L’ordre du jour accompagnera l’avis de convocation à une assemblée générale annuelle et ne pourra être modifié, sauf s’il y a unanimité de l’assemblée générale.
L’ordre du jour accompagnera l’avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire et ne pourra par la suite être modifié.

Quorum

Le quorum de l’assemblée générale annuelle et d’une assemblée générale extraordinaire est de 20 membres.

Vote

À toute assemblée générale, chaque membre régulier a droit à un vote par tour de scrutin.
Le vote se fait à main levée, sauf pour l’élection des membres du conseil d’administration.
À la demande d’un membre, il y a vote secret.
En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant s’il a les qualités d’électeur, sauf dans le cas d’un vote secret.

Pouvoirs de l’assemblée générale annuelle

Élire les membres du conseil d’administration.
Être informée des états financiers et prévisions budgétaires.
Recevoir les rapports annuels du conseil d’administration.
Délibérer sur toutes les propositions et tous les rapports qui lui sont présentés.

7. Dissolution

L’association ne peut être dissoute que par une résolution d’une assemblée générale approuvée par les 2/3 des membres votants demandant à l’Inspecteur général d’accepter sa dissolution. Le projet de cette résolution doit être présenté aux membres en même temps que l’avis de convocation.

En cas de liquidation de l’association ou de distribution des biens de l’association, ces derniers seront dévolus à une organisation sans but lucratif de la région ou à une institution d’enseignement reconnue par le ministère de l’Éducation du Québec.

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B. Conseil d’administration

8. Conseil d’administration

Rôle

Le conseil d’administration oriente la gestion générale du Club et s’assure de sa bonne qualité.

Composition

Le conseil d’administration se compose d’un maximum de seize (16) membres réguliers élus pour deux ans lors d’une assemblée générale annuelle. Huit membres sont élus chaque année. Lors d’une assemblée générale annuelle, il est possible d’élire un membre pour un an pour terminer le mandat d’un administrateur dont la démission a été acceptée, ou qui a été disqualifié ou est décédé. Tout membre régulier ayant œuvré au Club comme bénévole, est éligible au conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut inviter des membres du Club ou des personnes externes au Club à participer aux discussions du conseil, mais ces personnes n’ont pas droit de vote.

Élections des membres du conseil d’administration

Un comité de nomination établi par le conseil d’administration reçoit les candidatures au conseil d’administration jusqu’à midi le septième jour avant l’assemblée générale.
- S’il y a plus de candidats que de postes à combler :
- - l’assemblée générale élit parmi les personnes présentes un directeur d’élection qui a un droit de vote ordinaire ;
  - le directeur d’élection procède à un vote secret pour déterminer les membres du conseil d’administration ;
  - lors du vote, chaque membre présent choisit un nombre de membres ne dépassant pas le nombre de postes à combler dans la liste des candidats ;
  - les personnes ayant obtenu le plus de votes sont élues.
Lors de la première réunion du nouveau conseil d’administration, les membres du conseil d’administration élisent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Destitution d’un membre du conseil d’administration

Un membre du conseil d’administration peut être démis de sa qualité d’administrateur du Club par une résolution adoptée en assemblée générale extraordinaire :

s’il omet de se présenter à 3 (trois) réunions consécutives du conseil sans raison valable ; ou
s’il omet de payer sa cotisation annuelle ; ou
s’il a commis une infraction grave à un des règlements de l’association ; ou
s’il se comporte d’une façon jugée nuisible aux activités du conseil.

9. Comité exécutif

Rôle

Le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité exécutif.

Composition

Le comité exécutif se compose du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier du conseil d’administration. Ces personnes exercent au sein du comité exécutif les mêmes fonctions qu’elles exercent au conseil d’administration.

Le comité exécutif peut inviter des membres du Club ou des personnes externes au Club à participer aux discussions du comité, mais ces personnes n’ont pas droit de vote.

10. Fin des mandats

Les mandats arrivant à expiration se terminent à la fin de l’assemblée générale annuelle.

Tout administrateur peut démissionner de son poste en le signifiant par lettre envoyée au secrétaire du conseil d’administration. Cette démission prend effet après son acceptation par une résolution du conseil d’administration.

11. Fonctions

Le conseil d’administration a pour fonction :

de déterminer l’adresse du siège social du Club ;
de proposer une mission, une politique et des orientations ;
de s’assurer que la mission, la politique et les orientations du Club sont respectées ;
d’exécuter les résolutions votées par les membres en assemblée générale ;
d’étudier les dossiers présentés par les membres du conseil d’administration ou les membres du Club ;
de décider des questions ordinaires pour la bonne marche du Club ;
de préparer, d’adopter et d’administrer le budget du Club ;
de nommer les responsables d’activités et de les relever de leurs fonctions si leur travail n’est pas satisfaisant ;
de déterminer les tâches à réaliser et de les répartir entre ses membres ;
de former tout comité spécial qu’il juge à propos et de recevoir les rapports de ces comités ;
de nommer les membres honoraires du Club ;
de désigner les membres associés qui sont admis sans payer la cotisation.

12. Réunions du conseil d’administration et du comité exécutif

Les réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que le président le juge à propos, ou à la demande de trois membres du conseil.
Le quorum est formé de la moitié des membres du conseil.
Les décisions se prennent à la majorité des membres du conseil présents. Le président a droit à un vote prépondérant en cas d’égalité.

Les réunions du comité exécutif

Le comité exécutif se réunit aussi souvent que le président le juge à propos, ou à la demande de deux membres du comité.
Le quorum du comité est de trois personnes.
Les décisions du comité se prennent à la majorité des membres présents. Le président a un vote prépondérant en cas d’égalité.

13. Vacance

Lors de la réunion du conseil d’administration qui suit la démission du président, du vice-président, du secrétaire ou du trésorier, les membres du conseil d’administration élisent parmi eux une personne au poste vacant.

Une vacance créée par la démission d’un administrateur peut être comblée pour le reste du terme par un bénévole nommé par le conseil d’administration.

Note : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier peuvent démissionner de leur fonction tout en conservant leur titre d’administrateur.

14. Responsabilités particulières

Président

Présider les assemblées générales, les réunions du conseil d’administration et les réunions du comité exécutif.
Présenter à l’assemblée générale son rapport annuel.
Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

Vice-président

Assister le président au besoin.
Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

Secrétaire

Faire parvenir aux participants les avis de convocation et les ordres du jour des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration et des réunions du comité exécutif.
Rédiger les procès-verbaux des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration et des réunions du comité exécutif.
S’assurer de la publication et de la distribution des documents nécessaires aux assemblées générales, aux réunions du conseil d’administration et aux réunions du comité exécutif.
Conserver la documentation envoyée au secrétariat et la transmettre à qui de droit au besoin.
Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

Trésorier

Administrer les fonds du Club selon les directives du conseil d’administration.
Tenir l’inventaire du matériel.
Présenter annuellement au conseil d’administration, pour approbation, les états financiers de l’année terminée.
Présenter annuellement au conseil d’administration, pour approbation, les prévisions budgétaires pour la prochaine année.
Présenter à l’assemblée générale, pour information, les états financiers de l’année terminée et les prévisions budgétaires pour la prochaine année.
Remplir toute autre fonction connexe demandée par le conseil d’administration.

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C. Dispositions financières

15. Année financière

L’année financière du Club se termine le 30 juin.

16. États financiers

Les états financiers comprenant un état des revenus, des dépenses, de l’actif et du passif pour chaque année financière sont transmis par le trésorier au conseil d’administration dans les 60 jours suivant la fin de l’année financière.

Le conseil d’administration adopte ces états financiers, avec ou sans modifications, et il en informe les membres du Club.