Cette réunion du 7 novembre fait suite à l’assemblée générale annuelle des membres du 18 octobre où de nouveaux administrateurs ont été élus. Cette première réunion du nouveau conseil a donné lieu à la mise à jour de divers aspects de son fonctionnement et à l’élection du comité exécutif.

Il a aussi été question des séances du vendredi après-midi en mode hybride, du nouveau rôle de certains bénévoles et de l’inscription aux ateliers de l’hiver 2024.

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L’assemblée générale annuelle des membres

Les membres ont été convoqués à l’assemblée générale du 18 octobre dernier par un message transmis par courriel le 29 septembre. Cet avis de convocation était accompagné par le projet d’ordre du jour de l’assemblée, par le procès-verbal de l’assemblée générale précédente et par le texte des modifications proposées aux Règlements généraux du Club. Cet avis incluait aussi un appel de candidatures afin de combler les postes vacants d’administrateurs du Club. Enfin, le 14 octobre, les membres ont reçu le rapport annuel 2022-2023.

Les membres ont été prévenus que ces documents ne seraient pas lus à l’assemblée. Il fallait donc qu’ils en prennent connaissance avant celle-ci.

Le conseil d’administration est satisfait de la façon dont l’assemblée a été menée. La formule adoptée a fait en sorte qu’elle n’a duré que 30 minutes, les éléments les plus importants du rapport annuel y ont été rappelés, le procès-verbal de l’assemblée d’octobre 2022 a été adopté, tout comme les modifications proposées aux Règlements généraux. Les candidats aux postes d’administrateurs ont été élus par acclamation puisque leur nombre était inférieur au nombre des postes à pourvoir.

L’assemblée s’est terminée par le tirage au sort de deux personnes qui ont répondu sans faute aux questions du concours sur l’histoire du Club. Les heureux gagnants sont Jean Borais et Jean Martin. Chacun d’eux a reçu un stylo de bois tourné par un artisan québécois.

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Le nouveau conseil d’administration

Le conseil d’administration actuel compte cinq nouveaux membres : Hassen Ammari, Denise Baillargeon, Sylvain Garneau, Pierre Jutras et Jean Malouin. Ils ont été élus le 18 octobre dernier et ont amorcé un mandat de deux ans. Danielle Barabé, Nicole Comtois et Sylvie Mazur ont vu leur mandat renouvelé pour deux ans. Le conseil est complété par Réjean Côté et Michel Gagné dont les mandats se poursuivent jusqu’en octobre 2024.

Il y avait longtemps que le conseil n’avait pas été formé de dix administrateurs qui peuvent se partager les tâches liées au rôle du conseil : orienter la gestion générale du Club et s’assurer de la qualité de ses activités.

Cette première réunion fut l’occasion de procéder à l’élection du comité exécutif dont les résultats n’étonneront personne :

• Réjean Côté a été réélu président ;
• Michel Gagné a été réélu vice-président ;
• Danielle Barabé a été réélue trésorière ;
• Sylvie Mazur a été réélue secrétaire.

Le calendrier des réunions du conseil a été confirmé. Habituellement, le conseil se réunit huit fois par année, le premier mardi du mois. À moins d’une urgence, il ne se réunit pas en mars, juin, juillet et décembre.

La composition du conseil ayant été modifiée, il a été nécessaire de faire la mise à jour de la liste des parrains et marraines des activités du Club. Leur rôle est principalement d’assurer la communication entre le conseil et le responsable d’une activité.

D’autres aspects du fonctionnement du conseil ont aussi été passés en revue : la préparation et le déroulement des réunions, l’initiation d’un nouveau membre du conseil et la gestion des achats et contrats.

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Les séances du vendredi après-midi

Les séances du mercredi et du vendredi reprendront en janvier après la pause de décembre.

Le Club continuera à proposer les séances du vendredi après-midi en mode hybride, soit au Chalet Marie-Victorin et en ligne. C’est la série Découverte qui y sera présentée à compter de janvier.

Les administrateurs du Club se sont interrogés sur les moyens d’augmenter le nombre des participants présents au Chalet Marie-Victorin pour assister aux séances du vendredi. Il faut mettre en évidence les avantages de la présence en salle. Entre autres, l’interaction entre les membres et avec le présentateur y est beaucoup plus facile qu’avec Zoom.

De plus, tous peuvent tirer profit des présentations de la série Découverte. Les débutants peuvent y poursuivre les apprentissages amorcés avec la série Facile. Les membres qui ont assisté aux présentations de la série Découverte au cours de l’automne peuvent améliorer leur compréhension et leurs compétences en y assistant une deuxième fois au cours de l’hiver.

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Nouvelles des bénévoles

Hassen Ammari a accepté de prendre la relève de Serge Bernier qui, pour des raisons de santé, a dû quitter ses fonctions de responsable de la gestion des ressources matérielles.

Denise Baillargeon et Jonathan Rousseau se sont joints à l’équipe des modérateurs des vidéoconférences du mercredi soir.

Diane Toulouse Jodoin a accepté d’être responsable de l’équipe chargée de l’adhésion téléphonique au Club et de l’accompagnement des nouveaux membres.

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Ateliers de l’hiver 2024

L’inscription aux ateliers de l’hiver prochain pourra se faire directement sur le site du Club les 11, 12 et 13 janvier 2024. Comme d’habitude, les membres recevront un message qui les invitera à consulter l’information disponible sur le site et qui leur précisera les modalités d’inscription à ces ateliers.

Sylvie Mazur, secrétaire du conseil d’administration