La réunion du 1^er septembre a permis de faire le point sur les activités préparatoires à la rentrée automnale, ce qui fut particulièrement exigeant pour certains bénévoles. Le conseil d’administration a aussi adopté certaines modifications aux Règlements généraux du Club et préparé l’assemblée générale annuelle.

Cette réunion virtuelle fait suite à celles du 13 juillet et du 4 août qui n’ont pas fait l’objet d’un article dans le blogue. Depuis juin, le but poursuivi par le conseil d’administration est d’adapter les activités du Club aux exigences sanitaires actuelles. Ces adaptations à la pandémie de la COVID-19 ont été décrites dans l’article paru dans le CHIP le 31 août. Elles sont aussi reflétées sur le site Web comme on le verra plus loin.

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Activités préparatoires à la rentrée de l’automne 2020

Les membres ont reçu trois courriels les informant du choix du logiciel Zoom pour tenir les séances du mercredi et du vendredi. Ces courriels leur indiquaient également comment se connecter aux deux vidéoconférences d’introduction à Zoom : 160 membres s’y sont connectées. Enfin, de l’aide a été proposée à ceux qui rencontraient des difficultés de connexion. Onze membres avaient déjà demandé de l’aide cinq jours après l’envoi du dernier courriel, le 27 août.

Une réunion virtuelle a réuni les présentateurs et les animateurs d’ateliers. Ils ont aussi reçu un guide de déroulement d’une présentation avec Zoom et un guide technique pour l’utilisation de Zoom. Au besoin, ils peuvent faire appel à un soutien personnalisé. Actuellement, présentateurs et animateurs se familiarisent avec Zoom et adaptent leur présentation ou leur atelier au nouveau contexte.

Le contenu et la durée des séances du mercredi et du vendredi ont été revus afin de tenir compte de leur présentation en mode vidéoconférence. Deux séances d’initiation à Zoom ont été ajoutées en septembre à la programmation initiale.

Comme la Journée d’information et d’inscription a été annulée et que les séances du mercredi et du vendredi se tiendront en ligne, un processus d’accueil des nouveaux membres a dû être développé.

Le site Web a été mis à jour par l’ajout d’information sur chacune des pages qui présente une activité du Club et par l’ajout, dans la bannière de droite de la page d’accueil, de boutons à cliquer pour être dirigé vers :

• les calendriers des séances de la série Facile et de la série Découverte;
• une page qui décrit les impacts de la COVID-19 sur les activités du Club;
• d’une page qui offre de l’aide à ceux qui ont des problèmes avec Zoom sous forme de foire aux questions (FAQ) et de tutoriels qui y sont proposés.

Le conseil d’administration a invité les responsables des différentes activités du Club à une rencontre virtuelle afin qu’ils aient une vue d’ensemble des changements apportés à nos activités et de l’adoption du logiciel Zoom. Une nouvelle réunion de ces responsables sera convoquée au début de décembre afin de recueillir leurs commentaires et suggestions pour la suite de l’année.

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Charge de travail des bénévoles

Si certains bénévoles sont inactifs compte tenu des circonstances, d’autres ont fourni un effort important pour permettre au Club de s’adapter à la pandémie. Le conseil d’administration veut être attentif à la situation de ces derniers afin qu’elle ne perdure pas. Si possible, certaines tâches pourront être partagées entre plusieurs bénévoles. Une activité pourrait même être abandonnée si le bénévole qui en est le responsable démissionne et ne peut être remplacé.

Enfin, chacun sera invité à faire l’effort de s’adresser à la personne la plus apte à répondre à ses questions. En consultant l’onglet NOUS JOINDRE du site Web, on trouvera les coordonnées des différents responsables d’activité du Club.

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Modifications aux Règlements généraux

Le conseil d’administration a adopté une résolution où il approuve les modifications proposées à quelques articles des Règlements généraux du Club. Ces modifications doivent être ratifiées par les membres réunis en assemblée générale le 30 septembre.

Un conseiller du Centre Saint-Pierre a été consulté pour valider les modifications proposées afin de s’assurer de leur conformité à la Loi des compagnies du Québec sous laquelle le Club a été constitué. À son avis, ces changements sont mineurs et il n’est pas nécessaire de convoquer une assemblée générale spéciale pour les ratifier. Les modifications les plus importantes sont les suivantes :

• la fin de l’année financière est déplacée au 30 juin;
• l’assemblée générale annuelle pourra se tenir entre le 30 juin et le 1^ernovembre;
• la cotisation d’un membre est valable jusqu’au 30 septembre de l’année qui suit la date où il a payé sa cotisation.

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Assemblée générale annuelle

Il a été impossible de tenir l’assemblée générale en avril comme cela avait été prévu. Le conseil d’administration a décidé de la convoquer pour le 30 septembre. Elle occupera la première partie de la séance prévue à cette date. Toutes les précautions seront prises pour s’assurer que les membres puissent s’exprimer et voter sur les propositions qui leur seront faites.

Le conseil d’administration a approuvé l’avis de convocation et les pièces jointes à transmettre par courriel aux membres du Club. Ces derniers sont invités à prendre connaissance de ces documents avant le 30 septembre, car ils ne seront pas lus pendant l’assemblée générale qui devrait durer environ 30 minutes.

L’avis de convocation inclut un appel de candidatures afin de pourvoir aux postes d’administrateurs du CIMBCC.

Sylvie Mazur, secrétaire du conseil d’administration