La séance du 21 novembre a débuté par l’accueil des nouveaux participants aux réunions du conseil d’administration et par l’élection de l’exécutif. Ensuite, le conseil a pris le temps nécessaire pour s’organiser : partage des responsabilités, parrainage des activités du Club, calendrier annuel des activités.

Après avoir souligné l’arrivée de nouveaux bénévoles et les nouveaux engagements pris par des bénévoles déjà actifs, les administrateurs ont échangé sur les moyens qui pourront être pris pour recruter les bénévoles nécessaires au fonctionnement de certaines activités.

Le problème de réception des messages hebdomadaires par certains membres a aussi été traité, tout comme les suites à donner à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.

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Le conseil d’administration de 2024-2025

Le conseil d’administration est heureux d’accueillir :

• Richard Gervais qui a été élu à la dernière assemblée générale (AGA) ;
• Bruno Fournier qui a proposé son aide depuis la dernière AGA et que, conformément au paragraphe 13 des Règlements généraux du Club, le conseil a nommé comme administrateur pour combler la vacance créée par la démission d’un administrateur ;
• Francine Girard qui a accepté de rédiger le procès-verbal de cette réunion.

Tous sont également heureux de la réélection de Réjean Côté et Michel Gagné qui ont sollicité le renouvellement de leur mandat d’administrateur.

Après avoir souligné l’apport exceptionnel de Réjean Côté qui a assuré la présidence du Club pendant 17 ans, le conseil a procédé à l’élection du comité exécutif pour 2024-2025. Voici les résultats de cette élection :

• Jean Malouin, président ;
• Michel Gagné, vice-président ;
• Danielle Barabé, trésorière ;
• Sylvie Mazur, secrétaire.

Parmi les différentes tâches que se sont partagées les membres du conseil, il y a celle de parrain ou marraine des différentes activités du Club. Leur rôle est d’assurer une communication bidirectionnelle entre le conseil et les bénévoles qui animent ces activités.

Cette première rencontre après l’AGA a aussi permis d’établir le calendrier annuel des réunions du conseil et des activités du Club.

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Bénévoles

 Le Club compte deux nouveaux bénévoles :

• Jocelyne Lepage se joint à l’équipe des activités sociales.
• René Lebel fournira de l’assistance technique en salle.

En plus des nouveaux venus au conseil, d’autres bénévoles ont pris de nouveaux engagements :

• Francine Couture publiera dans le CHIP une chronique intitulée À la rencontre de nos bénévoles ;
• Pierre Jutras a accepté de prendre la coresponsabilité des activités sociales.

Le Club est encore à la recherche de quelques bénévoles pour assumer des tâches précises. Parmi les moyens retenus pour combler ces besoins, le conseil transmettra bientôt un message spécial aux membres afin de solliciter des volontaires.

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Problème de réception des messages hebdomadaires

Des membres ont communiqué avec la responsable des communications et avec des membres du conseil pour signaler qu’ils ne recevaient plus les messages hebdomadaires annonçant les séances de présentations de la semaine suivante.

Une vérification a permis de confirmer que le processus d’expédition par le Club n’est pas en cause. Il semble que le problème puisse être dû à une mauvaise manœuvre de la part du membre (comme bloquer par erreur l’expéditeur ) ou, peut-être, à une adresse de courrier électronique erronée ou modifiée.

Les séances du mercredi et du vendredi sont suspendues jusqu’à la mi-janvier. Si un membre réalise qu’il n’a rien reçu la fin de semaine qui précède le 15 janvier, il doit d’abord vérifier sa boîte de réception de courriers indésirables et sa liste de correspondants bloqués. Pour obtenir de l’aide, il peut ensuite signaler son problème :

• par courriel à ,
• en remplissant le formulaire Nous joindre accessible en cliquant ici,
• communiquer avec la responsable des communications au 438 391-8413,
• s’adresser aux bénévoles de l’accueil d’une séance du vendredi après-midi au Chalet Marie-Victorin.

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Loi 25 : nouvelles obligations pour le Club

La Loi 25 a été adoptée pour renforcer la protection des renseignements personnels en réponse aux défis posés par les nouvelles technologies en matière de sécurité des données personnelles. Cette loi crée de nouvelles obligations pour le Club qui, par ailleurs, avait déjà défini comment il entendait se conformer aux lois dans les domaines de la propriété intellectuelle et de la protection des renseignements personnels.

Quatre participants au conseil ont assisté à une activité de formation sur la Loi 25 en réponse à une invitation de la Ville de Saint-Bruno. Ces quatre personnes ont été mandatées pour définir un projet de plan d’action destiné à rendre les activités du Club conformes à la Loi 25. Ce plan d’action sera rapidement soumis au conseil pour son adoption.

Sylvie Mazur
Secrétaire du conseil d’administration