À la réunion de janvier, c’est avec soulagement que le conseil d’administration a appris que quelques personnes ont répondu aux appels lancés pour recruter des bénévoles.
Pour assurer la bonne gestion du Club, le conseil a entre autres pris connaissance du rapport annuel du responsable du registre des membres et des bénévoles. Il a aussi révisé et reconduit ses lignes directrices destinées à la gestion des bénévoles et des manifestations de reconnaissance qui leur sont destinées.
Enfin, un plan d’action a été adopté pour s’assurer que le Club se conforme aux exigences de la Loi 25 sur la confidentialité des renseignements personnels.
Nouveaux bénévoles
Deux appels aux membres ont été lancés en décembre afin de combler des besoins urgents. Cette stratégie a donné quelques résultats :
- Sylvie Rioux se joint à l’équipe des ateliers avec Berthe Demers et Danielle Barabé. Elle se joint aussi à l’équipe des modérateurs des séances de présentations.
- Johanne Boisvert agira comme modératrice des séances de présentations. Elle pourrait aussi s’impliquer dans la gestion des séances en mode hybride.
- Brigitte Brodeur partagera avec Nicole Comtois les activités de communications avec les membres et avec le public.
D’autres personnes se sont manifestées, mais leur engagement reste à confirmer. Le conseil d’administration exprime sa reconnaissance à toutes ces personnes qui permettront la poursuite d’activités du Club.
Il n’en reste pas moins que certains besoins sont encore à combler :
- Ateliers : des animateurs d’ateliers sur de nouveaux contenus ;
- CHIP : des rédacteurs réguliers et occasionnels ;
- Séances du vendredi après-midi : des personnes avec certaines compétences techniques pour assurer le bon déroulement des activités en mode hybride ;
- Série Découverte : des collaborateurs pour présenter un exposé sur un sujet de leur choix en 15, 30, 60 ou 120 minutes ;
- Conseil d’administration : de nouveaux administrateurs.
Le registre des membres et des bénévoles
Le conseil d’administration a reçu le rapport annuel de Michel Paul sur la gestion du registre des membres et des bénévoles. Le registre est tenu à jour grâce à l’utilisation d’Access, logiciel de base de données dont Michel Paul est un expert. Cette base de données ne contient que les informations essentielles sur les membres et sur les bénévoles, et son accès est réservé aux bénévoles qui en ont besoin pour faire certaines vérifications.
Cette base de données permet l’extraction des informations nécessaires aux activités du Club. Par exemple, elle permet :
- de générer la liste des membres à qui sont envoyés les messages hebdomadaires ;
- de vérifier si les personnes qui s’inscrivent aux ateliers sont membres du Club ;
- de vérifier si les personnes qui font appel aux services d’assistance offerts par le Club sont membres du Club ;
- d’établir la liste des bénévoles et de leur fonction afin de mettre à jour les informations sur les activités du Club ;
- de suivre l’évolution du nombre des membres du Club.
Chaque année, Michel Paul améliore la base de données afin de mieux répondre aux besoins du Club.
Gestion et reconnaissance des bénévoles
Les bénévoles sont la principale ressource du Club. Sans ses bénévoles, le Club ne pourrait fournir de services à ses membres. Il est donc important de leur manifester notre reconnaissance et de favoriser la création de liens entre eux pour qu’ils ressentent une appartenance au groupe des bénévoles, qu’ils y trouvent du plaisir et qu’ils maintiennent leur contribution au Club.
Le conseil d’administration a révisé et confirmé sa définition de bénévole. Il a aussi maintenu son objectif de remercier les bénévoles de leur engagement. Par exemple, cette reconnaissance se manifeste par :
- une invitation annuelle à un brunch et à un souper ;
- un congé de cotisation ;
- la priorité pour la participation aux ateliers ;
- un cadeau pour souligner la constance des bénévoles qui ont accumulé cinq ans ou un multiple de cinq ans d’implication active dans les activités du Club.
Loi 25
Le Club a déjà mis en place plusieurs mesures pour assurer la confidentialité des renseignements personnels recueillis sur nos membres et bénévoles. Néanmoins, un plan d’action a été adopté afin de vérifier si les pratiques en vigueur sont conformes à la Loi 25 et afin d’identifier quelles mesures doivent être prises pour éviter toute divulgation de ces renseignements.
Les membres du conseil se sont partagé les activités prévues dans ce plan d’action qui se réalisera peu à peu d’ici la fin d’août prochain.
Sylvie Mazur
Secrétaire du conseil d’administration
Merci beaucoup aux bénévoles qui nous permettent de comprendre cette technologie et se sentir mieux intégrée dans la société en rapide changement!
Encore MERCI à vous tous . Par manque de compétence, je ne peux pas vous aider mais je le fais dans d’autres sphères humaines !
Allô Line,
Bravo pour ton engagement social dans d’autres sphères. Sache tout de même que certains postes de bénévolat au CIMBCC ne requierent pas ou peu de connaissances informatiques: aide au café durant les présentations au chalet, photocopies, activités sociales, etc.
Ouf! Les ateliers sont saufs. Un gros merci aux nouvelles bénévoles. Je ne me voyais pas au chômage.
Après la loi et la règlementation sur le lobbyisme on passe à la loi et réglementation sur la confidentialité sur les renseignements personnels qui existe depuis longtemps.
Pour moi qui est largement au fait de tout ceci en détail et avec un fils avocat qui a mené plusieurs mandats conseils avec sa clientèle voici ma propre appréciation et résumé des choses. (Bottom Line !).
Bureaucratisation (presqu’à outrance) des choses qui sont évidentes ! Toujours beaucoup d’emploi ou de travail pour les fonctionnaires. Par surcroit, faire peur par des amendes potentielles et menaçantes !
En pratique dans ces 2 domaines précités, MUCH ADO ABOUT almost NOTHING dans la très grande majorité des cas chez les OBNL. Ceci amène beaucoup de situations déplaisantes suite à l’application de procédures rigides faite parfois inutilement par précaution.
J’ai mon Code civil à jour chez moi depuis 1971, je suis des cours spécialisés sur les lois, j’accède aux multiples banques de données juridiques et me tient toujours à jour (avant la moyenne des chats) des nouvelles lois et règlementations. Au besoin je demande conseil à mes avocats dont parfois à mon fils avocat.
Peu de gens ont la compétentes même pour faire la lecture d’une loi car le droit à son jargon raffiné qui amène des drôles d’interprétations de lecture !
En réalité dans toute loi, il y a des zones d’ombre (des trous !) et lorsqu’on introduit des lois lois additionnelles ou complémentaires on retrouve des nouvelles zones d’ombre ! Ce qui fait que même les avocats en perdent leur latin !
Je n’entre pas dans les nombreux détails et expériences que j’ai en tête !
La LOI c’est la LOI messieurs dames du CA ! ?
Nul le peut l’ignorer !
Merci a vous tous pour le temps précieux que vous passez a trouver des projets intéressants pour nous tous
Reconnaissance à tous les bénévoles ainsi qu’aux membres du Conseil d’administration.
Merci pour votre engagement et pour les orientations judicieuses prises!
Bienvenue aux nouveaux bénévoles et merci pour votre implication si précieuse, amusez-vous bien!
Un gros merci à tous les nouveaux bénévoles.