La réunion du conseil d’administration du 9 janvier fut la première activité du club en 2018. Cette réunion a permis de s’interroger sur l’âge des bénévoles, d’approuver les projets de l’équipe responsable des activités sociales, de reconduire les règles de gestion des achats, des contrats et des dépenses ainsi que les règles de gestion des membres honoraires et des membres associés.

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Membres et bénévoles

Au début du mois, les 635 membres du club pouvaient compter sur 73 bénévoles. Ce nombre inclut une nouvelle venue, Louise Bonin, qui assistera Denis Charron cet hiver dans l’animation de l’atelier sur Android de niveau débutant.

Nous vieillissons tous d’un an, chaque année, et nos bénévoles aussi! Le conseil d’administration est curieux de connaître l’âge moyen des bénévoles du club. Il a mandaté la secrétaire du conseil pour recueillir cette information auprès de chaque bénévole. Cette information servira uniquement à établir des statistiques sur l’âge des bénévoles. La collecte des données se fera à la fin de janvier et le rapport déposé au conseil à la réunion de février ne comportera aucune donnée nominative.

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 Activités sociales

Huguette Turgeon, marraine de l’équipe des activités sociales, a confirmé que le souper de Noël a accueilli 121 personnes qui ont apprécié le repas et l’ambiance amicale.

L’équipe responsable des activités sociales a obtenu l’accord du conseil pour organiser en 2018 les activités habituelles à l’intention des membres et des bénévoles du club :

• le brunch des bénévoles (21 janvier),
• la soirée des membres (25 avril),
• le souper des bénévoles (2 mai),
• le souper de Noël (5 décembre).

Cette équipe formée de Louise Carrier, France Massicotte et Walter Pearce contribuera aussi à l’organisation de à la Journée d’information et d’inscription de septembre prochain.

Par ailleurs, le conseil a approuvé la suggestion de souligner les 35 ans du club de diverses manières en 2018. Par exemple, la population de Saint-Bruno sera invitée à participer gratuitement à certaines séances de présentations prévues pour fêter cet anniversaire qui sera particulièrement célébré au souper de Noël de décembre prochain.

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Gestion des achats, des contrats et des dépenses

Le conseil a revu et reconduit son document de référence qui décrit les règles à suivre pour l’autorisation d’un achat, la signature d’un contrat et le remboursement d’une dépense. Par exemple, un achat doit être préautorisé et le niveau d’autorisation varie en fonction de la dépense associée à l’achat :

• le trésorier peut autoriser un achat de moins de 100 $;
• une dépense comprise entre 100 $ et 500 $ doit être autorisée par la trésorière et le président;
• une dépense comprise entre 500 $ et 1500 $ doit être autorisée par le comité de direction formé par le président, le vice-président, la trésorière et la secrétaire du conseil d’administration;
• toute dépense supérieure à 1500 $ doit être autorisée par le conseil d’administration.

Le conseil a aussi autorisé Danielle Barabé, trésorière du club, à procéder au règlement de la facture de 3454 $ reçue de la Ville de Saint-Bruno pour la location des salles par le CIMBCC et pour les photocopies réalisées. Cette facture couvre la période de juin à décembre 2017.

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Gestion des membres honoraires et des membres associés

Comme chaque année, la révision du document de référence sur les membres honoraires et les membres associés a aussi été l’occasion de suggérer des personnes qui méritent d’être désignées comme membres honoraires. Une seule personne sera retenue en 2018 et son nom sera dévoilé à l’occasion de la soirée des membres du 25 avril prochain.

 Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC