Au cours des dernières années, les concepteurs de courrier électronique ont ajouté des fonctions très intéressantes à leurs logiciels. Malheureusement, ces fonctions sont largement méconnues des utilisateurs.
Cet article présente quelques-unes de ces fonctions. Elles sont illustrées au moyen du service de courrier électronique Outlook.com. Toutefois, ces fonctions se retrouvent dans la plupart des autres services de messagerie. Si vous utilisez un autre service de messagerie, vous trouverez facilement ces fonctions en faisant quelques petites recherches.
La dictée d’un message
Il est maintenant possible de dicter un texte plutôt que de le saisir au clavier. En utilisant la reconnaissance vocale et l’intelligence artificielle, Outlook convertira votre parole en texte. Cet outil n’est pas encore parfait, mais le résultat est tout de même surprenant.
Pour dicter un courriel, faites comme suit :
- Commencez votre courriel en remplissant les champs destinataire et objet.
- Composez le corps de votre message avec les actions suivantes :
- cliquez dans le corps du message pour y positionner le curseur d’insertion ;
- cliquez sur la commande
; - si une fenêtre affiche outlook.live.com souhaite utiliser votre micro, cliquez sur Autoriser cette fois ;
- si une fenêtre affiche Nous ne pouvons pas détecter le micro, cliquez sur le bouton Fermer ;
- au besoin, cliquez de nouveau sur la commande ;
- dictez votre message (vous pouvez inclure des points, des virgules et des sauts de ligne en disant simplement point, virgule ou saut de ligne) ;
- cliquez sur la commande
lorsque vous avez terminé votre dictée ; - au besoin, corrigez votre message.
- Envoyez le message.
La consultation des activités de connexion à votre messagerie
Votre compte Outlook enregistre toutes les connexions et les tentatives de connexions à votre compte. La consultation des activités de connexion vous permet de voir si un pirate a tenté ou a réussi à se connecter à votre compte. Voici comment consulter les activités de connexions à votre compte :
- En haut à droite de la page, cliquez sur votre photo ou sur vos initiales.
- Dans le menu qui est apparu, cliquez sur Mon compte Microsoft.
- À gauche de la page, cliquez sur Sécurité.
- Si Microsoft demande votre mot de passe, fournissez-le.
- Cliquez sur Activité de connexion.
- Au besoin, confirmez votre identité.
- Lisez les activités de connexion (vous pouvez obtenir des informations supplémentaires sur une activité de connexion en cliquant sur le
à gauche de l’activité).
Si vous constatez qu’une connexion a été réussie à partir d’une adresse d’où vous ne vous êtes pas connecté à votre compte, changez immédiatement votre mot de passe pour que le pirate ne puisse plus se connecter à votre compte.
Il n’est pas nécessaire de vérifier régulièrement les connexions à votre compte pour voir si un pirate s’y est connecté. Si une personne se connecte à votre compte d’un endroit inhabituel, Outlook vous en informera par courriel.
Par contre, si vous recevez un message d’alerte d’Outlook vous informant d’une connexion inhabituelle, il est important de vérifier s’il y a vraiment eu une connexion inhabituelle, car le message d’alerte peut provenir d’un pirate et non d’Outlook.
En consultant les connexions à votre compte, il est possible que vous voyiez un message comme le suivant :
Un tel message indique qu’un pirate a tenté de se connecter à votre compte, mais qu’il a échoué parce qu’il n’a pas fourni le bon mot de passe. Si vous avez un mot de passe fort (c’est-à-dire difficile à deviner), vous pouvez ignorer un tel message.
Il serait trop long d’expliquer ici la raison pour laquelle vous recevez de tels messages et pourquoi vous pouvez les ignorer. Si le sujet vous intéresse, assistez à la présentation du vendredi 22 mars à 13 h 15 où j’expliquerai cette situation en détail.
Le masquage d’un message dans la boîte de réception
Cette fonction est très utile si vous voulez conserver un courriel durant quelque temps, mais que vous ne voulez pas qu’il encombre votre boîte de réception.
J’utilise souvent cette fonction lorsque je reçois un lien Zoom pour une réunion qui aura lieu dans une ou deux semaines. Pour que je ne voie pas le courriel chaque fois que je consulte ma boîte de réception, je masque le courriel jusqu’à 1 heure avant la réunion Zoom.
Voici comment utiliser cette fonction :
- Sélectionnez le courriel à masquer.
- Cliquez sur la commande Masquer ce message jusqu’à une date ultérieure (
). - Dans le menu qui est apparu, cliquez sur Choisir une date.
- Dans la fenêtre qui est apparue, cliquez sur Heure personnalisée.
- Dans la fenêtre qui est apparue, spécifiez l’heure et la date de la fin du masquage du courriel, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Notez qu’au besoin, vous pouvez accéder aux courriels masqués en cliquant sur le dossier Répété. Vous pouvez déplacer les courriels du dossier Répété vers un autre dossier avec la commande Déplacer vers ( 
).
Pour en savoir plus…
Si vous voulez en savoir plus sur les fonctions méconnues d’Outlook (qui se trouvent aussi dans les autres services de messagerie), ne manquez pas la présentation du vendredi 22 mars à 13 h 15 au chalet Marie-Victorin et sur Zoom. J’y présenterai plusieurs fonctions méconnues d’Outlook, tout en indiquant comment j’utilise ces fonctions et comment vous pouvez aussi les utiliser pour vous simplifier la vie.
J’expliquerai aussi en détail plusieurs fonctions de sécurité qui vous permettent de protéger votre compte de messagerie.
Michel Gagné
Merci Michel, pour ses fonctions qui, effectivement, sont méconnues et fort utiles. Avec les avancées en matière d’I.A., nous n’avons pas fini de voir des ajouts telles que la dictée vocale de nos courriels.
Dommage cette réunions de vendredi m’aurais grandement intéressée, mais je serai au travail. Est-ce qu’un jour les réunions zooms pourront être enregistré et disponible pendant la semaine suivante, Je sais, beaucoup de travail et vous en faites déjà beaucoup.
Merci d’être la pour nous .
Je suis une grande lectrice de vos publications
David Perls, qui a enseigné la réduction du stress basée sur la pleine conscience (MBSR) à l’université de Californie à San Francisco, explique que de nombreuses personnes modifient sans le savoir leur respiration lorsqu’elles envoient des courriels, en prenant des respirations courtes et superficielles ou en retenant complètement leur souffle, un phénomène connu sous le nom d’« apnée des courriels ».
« L’apnée par courriel est la tendance à retenir sa respiration en envoyant des courriels, un concept dérivé de l’apnée du sommeil, une condition médicale grave dans laquelle la respiration d’une personne s’arrête et recommence de façon répétée pendant la nuit », explique Perls, ajoutant que le terme a été inventé pour la première fois par l’écrivain et conférencière Linda Stone.
Perls explique que le problème de l’apnée par courriel est qu’elle peut exacerber l’anxiété, une ironie cruelle quand on sait que l’anxiété (même de faible intensité) est en grande partie à l’origine de l’apnée par courriel. L’anxiété peut également perturber le cerveau d’autres manières, notamment en obscurcissant la pensée et la prise de décision. Heureusement, il existe des moyens simples d’éliminer définitivement l’apnée du courrier électronique de votre vie.
Ceci est un extrait traduit par DeepL du texte à l’adresse suivante -> https://www.yahoo.com/lifestyle/regret-inform-may-email-apnea-110000145.html
Respirer plus facilement pourrait prévenir le « doomscrolling »,non?
J’utilise beaucoup le calendrier d’Outlook pour planifier mes renouvellement d’emprunts à la bibliothèque et mes décaissements avec suffisamment de recul (notifications et courriels de rappel aidant) pour y faire face: paiements de loyer, de fourniture d’électricité et de compte de carte de crédit.
C’est quand on ne peut pas se connecter à un compte avec le dernier mot de passe que l’on y a utilisé que c’est le temps de paniquer. Dans ce cas, savoir d’où est provenue l’attaque peut être utile. Mais le seul recours dans ce cas, c’est de changer au plus vite le mot de passe pour un mot de passe plus fort.
Un gestionnaire de mot de passe comme KeePassXC (https://keepassxc.org/) peut être utile pour en produire d’une longueur allant jusqu’à 63 caractères. Le Web est encore un no man’s land. On n’est pas tout à fait chez soi dans le monde virtuel, même si on en a l’impression.
Le 22 mars, ce sera votre présentation ou celle de Sylvain Garneau sur les plateformes de diffusion en contenu multimédia tel qu’indiqué dans le courriel du 14 mars dernier?
Bonjour M. Lafrenière,
À la suite d’un changement de dernière minute, la présentation du 22 mars sera donnée en personne et sur Zoom par M. Michel Gagné.
Les plateformes de diffusion en continu seront examinées par M. Sylvain Garneau le 12 avril.