Après la pause de fin d’année fort appréciée de tous, le conseil d’administration s’est réuni le 10 janvier dernier. Comme chaque mois, il a pris connaissance de l’évolution du nombre des membres du Club, des nouvelles des bénévoles et de la situation financière du Club.

Ensuite, le conseil a retenu des moyens pour atteindre les objectifs de sa planification stratégique annuelle. Il s’est informé de l’évolution du registre des membres et de l’information sur les bénévoles. Le conseil s’est aussi intéressé aux mesures prises pour assurer la sécurité physique des membres.

La réunion s’est terminée par le renouvellement de textes d’orientations quant à plusieurs objets de gestion.

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Membres et bénévoles du Club

Le 10 janvier, le Club comptait 805 membres, ce qui représente environ 25 membres de plus qu’à pareille date, l’an dernier.

Le Club ne compte aucun nouveau bénévole depuis novembre, mais certains ont accepté de nouvelles responsabilités :

• Nicole Comtois et Jeannette René de Cotret ont accepté d’agir comme modératrices de vidéoconférences.
• Daniel Vinet fera, ce printemps, une présentation sur les composantes et le fonctionnement de l’ordinateur.

Par ailleurs, Réjean Côté a été invité à donner une interview à TVR-9 en tant que président du Club informatique Mont-Bruno. En 8 minutes, il a brièvement présenté le Club et ses activités. Malheureusement, cette interview n’a été accessible qu’aux abonnés de Vidéotron à la fin de novembre et au début de décembre dernier.

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Rapport financier

Danielle Barabé a confirmé que, dans les prévisions de fin d’année, quelques montants ont été augmentés ou diminués pour se conformer à la réalité ou à une estimation. Le déficit anticipé reste celui qui a été prévu en juin dernier.

Malgré ce léger déficit, le Club demeure en excellente situation financière, une opinion émise par notre trésorière et partagée par l’ensemble du conseil.

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Planification stratégique 2022-2023

Cet automne, le conseil d’administration a retenu trois objectifs dans sa planification stratégique.

• Réduire la charge de travail des bénévoles clés.
• Augmenter le nombre des présentateurs et animateurs.
• Augmenter le nombre des gestionnaires.

Trois moyens ont été retenus pour atteindre ces objectifs.

1. Pour réduire la tâche du président du Club, le Mot du président sera publié quelques fois par année plutôt que chaque mois.
2. Pour réduire la tâche des administrateurs du Club, les réunions du conseil d’administration passeront de 11 à 8 réunions par an; il n’y aura donc pas de réunion en mars, en juin, en juillet et en décembre. Les réunions continueront à se tenir en ligne et, généralement, le premier mardi du mois.
3. Chacun s’efforcera d’être plus actif dans l’identification de personnes qui peuvent devenir présentateurs, animateurs et gestionnaires.

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Registre des membres et information sur les bénévoles

Michel Paul est le responsable du registre des membres. Celui-ci prend la forme d’une base de données Access qui sert à conserver les informations sur les membres du Club. Ce registre est aussi utile pour produire les rapports requis par le conseil d’administration et pour générer les listes d’adresses électroniques nécessaires pour l’envoi aux membres des messages hebdomadaires et des infolettres du CHIP.

Les données inscrites dans le registre sont modifiées pour inscrire les nouveaux membres et les membres qui renouvellent leur adhésion. La période la plus active est celle du début de l’automne, mais des ajouts à la base de données sont régulièrement faits en cours d’année.

Michel Paul fait état des modifications apportées à la base de données en 2022 afin de mieux répondre aux besoins des utilisateurs : menu de navigation modifié, nouveaux formulaires et requêtes, formulaire des statistiques amélioré. Plusieurs opérations routinières ont aussi été automatisées pour éviter les erreurs.

La gestion de l’information sur les bénévoles relève aussi de Michel Paul. Si la liste des bénévoles est facilement mise à jour, il est plus difficile d’en faire autant pour la composition des équipes par activité. Les bénévoles qui composent une équipe sont présentés dans la section du site Web intitulée Nos activités. Cette difficulté est parfois due aux responsables d’activité qui oublient d’informer Michel Paul des arrivées et départs de bénévoles dans leur équipe.

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Sécurité physique des membres

La sécurité des membres qui assistent aux séances du vendredi après-midi est une préoccupation importante du conseil d’administration. Nicole Comtois a rapporté qu’elle a pu observer que les mesures de sécurité prévues sont mises en place par Serge Bernier et son équipe. Elle a aussi rapporté que l’emplacement des sorties de secours avait été indiqué aux participants.

Quatre bénévoles ont reçu une formation de base pour faire face à une situation d’urgence médicale. Un de ces bénévoles est présent à chacune des séances du vendredi; souvent même, deux de ces bénévoles formés sont présents et prêts à intervenir.

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Orientations de gestion

La réunion s’est terminée par le renouvellement de certains textes d’orientations qui définissent des balises pour la gestion des membres honoraires et des membres associés, pour la gestion des achats, des contrats et des dépenses, pour la gestion des marques de reconnaissance à l’égard des bénévoles et pour l’envoi de messages aux membres. Ces balises respectent en tout point les Règlements généraux du Club. 

Sylvie Mazur, secrétaire du conseil d’administration