En cette réunion du 1^er octobre, le conseil d’administration a vérifié que l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle a bien été transmis aux membres dans les délais prescrits par les Règlements généraux du Club.

Après avoir pris connaissance de l’évolution des adhésions au Club, le conseil s’est intéressé à la question des bénévoles recherchés et des conséquences possibles d’une pénurie.

La nouvelle saison est bien amorcée. Elle a débuté par la Journée d’information du 3 septembre dont le conseil a fait le bilan.

Enfin, quelques documents de références pour la gestion du Club ont été soumis à leur révision annuelle.

---

Assemblée générale annuelle — 16 octobre 2024

L’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle a été transmis aux membres par courrier électronique, le 23 septembre dernier. Ce courriel était accompagné de l’ordre du jour proposé et du procès-verbal de l’assemblée générale d’octobre 2023. Le conseil espère que les membres seront nombreux à assister le 16 octobre 2024 à cette assemblée générale qui se tiendra à 19 h 30, au début de la séance déjà prévue.

L’avis de convocation lançait aussi un appel de candidatures pour le conseil d’administration où il y a deux postes à pourvoir pour un mandat d’un an et huit postes à pourvoir pour un mandat de deux ans. Le conseil est actuellement composé de deux administrateurs dont le mandat arrive à terme et de six administrateurs dont le mandat se poursuivra jusqu’à l’an prochain. Afin d’assurer la continuité du conseil et du Club, il est important que de nouveaux administrateurs se joignent à l’équipe actuelle.

---

Membres et bénévoles

Au début d’octobre, le Club comptait 1 039 membres, dont 43 qui se sont inscrits en septembre. Malgré ce nombre record de membres, aucun nouveau bénévole ne s’est porté volontaire pour combler les besoins de certaines activités du Club.

L’absence des bénévoles nécessaires peut provoquer l’annulation d’une activité : c’est le constat auquel est parvenu le conseil après une longue discussion. D’ailleurs, il était déjà prévu d’annuler les ateliers dès janvier 2025 si personne n’acceptait de succéder à Berthe Demers, coresponsable des ateliers.

Malgré ses ennuis de santé, Berthe Demers a accepté de maintenir son engagement pour l’hiver à venir. Des ateliers seront donc encore proposés aux membres, mais sans l’ajout de nouveaux ateliers ni de nouveaux animateurs.

Par la suite, Berthe Demers limitera sa contribution à répondre aux membres qui cherchent de l’information sur les ateliers. Il est donc nécessaire et urgent d’identifier une personne qui pourra se charger de la coordination des animateurs et des partenaires.

---

Journée d’information : bilan et orientations

Parce que les membres inscrits en 2023-2024 profiteront d’une adhésion prolongée jusqu’en septembre 2025, la Journée d’information du 3 septembre dernier avait surtout pour but d’attirer de nouveaux membres.

Nicole Comtois a rapporté que 32 personnes se sont présentées au Chalet Marie-Victorin pour assister à la présentation de Michel Gagné sur les activités du Club. Parmi elles, 19 ont adhéré au Club. De plus, 46 personnes se sont connectées à la vidéoconférence pour assister à cette présentation reprise en soirée.

Nicole Comtois a fait part des nombreux commentaires positifs qu’on lui a faits sur l’offre de services du Club. Elle a aussi remarqué la présence de personnes qu’elle avait vues le samedi précédent au kiosque tenu par le Club au marché public de Saint-Bruno.

Même si l’assistance à la Journée d’information n’a pas été très importante cette année, elle sera répétée l’année prochaine. Un effort particulier de publicisation sera fait en utilisant éventuellement les moyens proposés par la Ville de Saint-Bruno comme les panneaux d’affichage électroniques situés aux entrées de la Ville et le calendrier des organismes qui est en développement.

---

Gestion du Club

Certains documents de référence ont été produits par le conseil pour guider les bénévoles dans la réalisation des différentes activités du Club. Il faut les réviser chaque année pour vérifier que les activités se déroulent conformément à leur contenu, sinon il faut s’assurer de corriger la situation. Au besoin, le conseil peut aussi mettre à jour leur contenu pour tenir compte de l’évolution du Club. Quelques documents de référence sont ainsi passés en revue à chaque réunion.

À cette réunion du 1^er octobre, le conseil d’administration a révisé le document qui décrit le processus prévu pour initier le nouveau membre du conseil ainsi que le document énonçant les règles de conduite auxquelles sont soumis tous les membres du conseil.

Le conseil a aussi reconduit le document qui décrit la gestion des achats, des contrats et des dépenses et le document portant sur les communications du Club et les visiteurs du site Web.

Sylvie Mazur
Secrétaire du conseil d’administration