Bien que le Club inscrive régulièrement de nouveaux membres, le conseil d’administration espère lancer la saison 2021-2022 par la prochaine Journée d’information et d’inscription dont la planification a été lancée en cette réunion du 6 avril.
Après avoir reçu le rapport d’activité de l’équipe qui assure la récupération du matériel électronique, le conseil a révisé ses pratiques quant à l’initiation d’un nouvel administrateur et au parrainage des activités du Club. Il a aussi reconduit ses orientations à l’égard de la neutralité commerciale du Club tout en définissant le cadre de gestion des subventions et commandites qu’il obtient.
Nouveaux membres du Club
En mars, le Club a inscrit 19 nouveaux membres et deux anciens membres. Leur inscription sera bien sûr valable jusqu’en septembre 2022 comme pour toute personne qui devient membre depuis janvier dernier.
Une équipe de bénévoles accueillait les membres aux présentations du mercredi et du vendredi lorsque celles-ci se tenaient au Chalet Marie-Victorin. Cette année, des membres de cette équipe ont accepté d’accueillir au téléphone les personnes qui s’informent sur le Club et qui désirent en devenir membres.
Ces bénévoles les accompagnent dans le processus d’inscription et, ensuite, ils communiquent avec ces nouveaux membres pour s’assurer qu’ils ont accès aux activités du Club.
Journée d’information et d’inscription du 7 septembre 2021
Le conseil d’administration était heureux de recevoir Danielle Bourque, responsable de la Journée d’information et d’inscription au cours des dernières années, et Nicole Comtois qui a accepté de prendre la relève de Danielle dès cette année.
Les administrateurs du Club ont relativement confiance de pouvoir présenter cet événement annuel dont l’objectif est d’informer les citoyens sur le Club et d’inscrire ceux qui désirent devenir membres.
Le projet pour 2021 consiste à tenir une séance d’information sur les activités du Club, au Centre communautaire de Saint-Bruno-de-Montarville, au cours de l’après-midi du 7 septembre. Une équipe de bénévoles sera sur place pour informer les personnes qui se présenteront et pour enregistrer les adhésions au Club.
La séance d’information sera reprise en soirée, mais en mode virtuel. Là encore, des bénévoles seront disponibles sur appel pour répondre à des questions ou pour inscrire des membres.
Tous les membres recevront l’invitation à cette journée ainsi que le lien pour se connecter à la vidéoconférence de la soirée. Ils seront vivement incités à transmettre cette invitation aux membres de leur famille et à leurs amis.
Le Club se prépare donc à inscrire de nouveaux membres ainsi que des renouvellements dans le cadre de la Journée d’information et d’inscription. Mais les nouveaux membres peuvent déjà s’inscrire en tout temps sur le site Web du Club.
Par ailleurs, les membres dont l’adhésion a été prolongée jusqu’en septembre 2021 recevront un message les invitant à renouveler leur adhésion pour 2021-2022 en utilisant le système de renouvellement en ligne qui sera fonctionnel à partir du 15 août prochain et pour lequel une activité d’initiation est prévue à la fin de l’été.
Pour les renouvellements ou pour les nouveaux membres, veuillez noter qu’il est désormais possible de payer le coût de la cotisation annuelle par Interac ou par carte de crédit. L’inscription par la poste continuera d’être possible en incluant un chèque avec le formulaire d’inscription.
Récupération de matériel électronique
L’atelier de la récupération de matériel électronique a continué à fonctionner malgré la pandémie. Les trois bénévoles s’y retrouvent tous les mercredis où on peut les rejoindre pour s’équiper à faible coût d’un matériel électronique reconstruit.
Jacques Laliberté a rapporté qu’en 2020 :
- 319 ordinateurs ont été reconstruits : 109 tours, 186 portables, 24 Macintosh;
- la vente d’ordinateurs reconstruits a généré 16 200 $ qui ont été donnés à des organismes sans but lucratif;
- 79 ordinateurs ont aussi été donnés à des organismes sans but lucratif.
Depuis le début de l’année 2021, les bénévoles de l’atelier ont remonté 109 ordinateurs et donné 6 000 $ ainsi que 15 portables à des organismes sans but lucratif.
Initiation d’un nouveau membre du conseil
Les activités du Club informatique Mont-Bruno sont toutes gérées et animées par des bénévoles. Le Club est structuré de manière à assurer la pérennité de ses activités. Chaque responsable d’activité s’assure que le nouveau membre de son équipe connaît son rôle et le contexte dans lequel il doit l’exercer.
De même, le conseil d’administration accompagne un nouveau membre dans sa démarche d’appropriation des structures du Club et de familiarisation avec ses responsabilités dans cette structure. Cette démarche d’initiation d’un nouveau membre est décrite dans un document de référence dont le contenu a été reconduit en cette réunion d’avril.
Parrainage des activités
Le conseil a aussi reconduit le document de référence qui décrit la fonction de parrainage des activités du Club. Ainsi, chaque activité a un parrain ou une marraine parmi les administrateurs du Club. Son rôle consiste principalement à agir comme intermédiaire entre le conseil et le responsable d’une activité afin :
- de transmettre les décisions et les demandes du conseil au responsable de l’activité;
- de transmettre au conseil les demandes et les besoins définis par le responsable de l’activité.
Pour bien jouer son rôle, le parrain ou la marraine doit bien comprendre le fonctionnement de l’activité et établir une relation de confiance avec son responsable.
Neutralité commerciale du Club
Le conseil a aussi reconduit le document de référence qui définit les pratiques cohérentes avec sa volonté de préserver son indépendance à l’égard des fournisseurs de produits informatiques ou de communication, conformément à sa mission et à sa politique.
Gestion des subventions et des commandites
Si le Club a pour objectif d’observer une neutralité commerciale dans les domaines de l’informatique et des communications, il sollicite parfois une subvention d’une compagnie ou d’un organisme gouvernemental qui ne mettra pas en danger cette neutralité.
Le conseil s’est doté d’un nouveau document de référence où il établit que la gestion de chaque subvention obtenue est sous la responsabilité d’un membre du conseil. Ce document décrit le rôle de ce dernier à toutes les étapes de gestion de la subvention à partir de l’accord donné par le conseil d’administration pour en faire la demande.
Sylvie Mazur, secrétaire du conseil d’administration
J’ai bien hâte au retour du présentiel! Ce serait très décourageant que, malgré toutes ces vaccinations accompagnées de promesse de liberté, que nous n’arrivions pas à une immunité qui nous permette de retrouver un minimum de normalité. Les Zoom, c’est pas pour moi je vous avoue. On se voit tous aussi immobiles et figés devant l’écran les uns les autres.
Merci à notre c.a. de leur beau travail de transparence envers ses membres.