Après avoir pris connaissance des adhésions enregistrées au début de novembre et des états financiers du club, le conseil d’administration a précisé quelques éléments de ses priorités pour 2018-2019. Il a aussi fait le bilan du service d’assistance par courriel et il a approuvé la mise à jour de deux outils de gestion.

Membres

Après la suppression des personnes qui n’ont pas renouvelé leur adhésion, le club comptait 587 membres au début de novembre. C’est 48 membres de moins qu’à pareille date l’an dernier.

Il semble que les différentes actions entreprises pour faire la promotion du club n’ont pas donné les résultats attendus. Peu de nouveaux membres se sont inscrits après les présentations offertes dans les bibliothèques, les articles publiés dans le journal local et l’entrevue diffusée à la télévision communautaire. Mais le club en tire quand même certains avantages, comme la consolidation de nos liens avec les responsables des bibliothèques.

Questions financières

 Le conseil d’administration a autorisé la trésorière à honorer les factures du Souper de Noël du 5 décembre, à renouveler les assurances du club pour 2018-2019 et à renouveler le placement d’un montant qui représente le coussin du club en cas de difficulté.

Par ailleurs, le nombre des membres étant inférieur à ce qui était attendu cette année, le budget adopté pour 2018-2019 risque d’être plus lourdement déficitaire que ce qui avait été prévu. Pour éviter un déficit trop important, le conseil a identifié des éléments du budget qui peuvent être réduits. La situation est à suivre.

Priorités 2018-2019

 Quelques précisions ont été apportées aux objectifs identifiés à la dernière réunion.

• Assurer la relève

Les moyens à mettre en œuvre restent à déterminer, mais il est important :

o de susciter de nouvelles candidatures pour le conseil d’administration;

o d’identifier des successeurs pour la présidence, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie du conseil;

o  de trouver et former des successeurs pour les responsables de l’infographie, des ateliers et de la Journée d’information et d’inscription.

• Modifier le processus d’inscription d’ici 2020

Un groupe de travail a été formé pour soutenir les travaux déjà entrepris dans le but d’alléger le travail des bénévoles responsables du registre des membres. Ce groupe s’est réuni une première fois en octobre. C’est à suivre.

• Ajouter de nouveaux sujets de présentations

Michel Gagné et Réjean Côté en particulier s’activeront pour :

o identifier de nouveaux sujets à présenter lors des présentations bihebdomadaires;

o   recruter de nouveaux présentateurs.

• Recruter de nouveaux membres (ou adapter le club)

Après une réflexion sur les moyens pris cette année pour faire la promotion du club, le conseil a identifié une stratégie qui pourrait être utilisée l’an prochain. Cet objectif devra encore faire l’objet de discussions.

L’assistance par courriel

Les demandes d’assistance par courriel diminuent constamment depuis 2014-2015. Le responsable, Jacques Laliberté, explique cela par deux facteurs. D’une part, les membres préfèrent consulter le service d’assistance avant les séances. D’autre part, l’instauration de Windows 10 étant du passé, les membres semblent avoir de moins grands besoins d’aide.

L’équipe est identique, mais l’enthousiasme semble s’être émoussé. Depuis quelques mois, Jacques Laliberté est souvent seul à répondre aux demandes d’aide. Quelques membres de l’équipe répondent seulement à l’occasion et d’autres pas, du tout.

Il faut attirer des bénévoles pour prendre la relève de ceux qui ne sont plus disponibles. Les besoins sont particulièrement grands à l’égard des téléphones intelligents et du système Android.

Mise à jour d’outils de gestion

Le conseil d’administration a approuvé la mise à jour les documents de référence suivants :

• Gestion des ordinateurs du club et leur inventaire
• Gestion des équipements du club

Sylvie Mazur
Secrétaire du CIMBCC