Le 3 décembre dernier, le conseil d’administration a commencé sa rencontre mensuelle par de bonnes nouvelles :

• Walter Pearce était tout heureux d’annoncer que 127 personnes s’étaient inscrites au souper de Noël du club. Il a bien sûr été autorisé à engager les sommes nécessaires à la tenue de cet événement festif.
• Danielle Bourque a rapporté que le club avait atteint 574 membres le 30 novembre dernier et que les séances de présentations des mois de septembre, d’octobre et de novembre ont enregistré une moyenne de 74,3 participants contre 69,7 participants pour les mêmes mois de l’an dernier.
• Michel Gagné a annoncé que Berthe Demers avait accepté d’assurer la coordination des ateliers. Elle se joint ainsi à l’équipe responsable des ateliers qui compte déjà Mireille de Garie, au secrétariat, et d’Yvon Gaudreau, au soutien technique.

Au chapitre des bénévoles, le conseil a appris que Gisèle Massicotte ne pourra plus participer à l’organisation des activités sociales du club. Gisèle était affectueusement surnommée « notre mère nourricière », surnom révélateur de sa contribution pour laquelle nous lui sommes reconnaissants. Walter Pearce est donc à la recherche d’une personne pour l’accompagner dans la préparation des futures activités sociales du club. Pour sa part, Denis Dulude cherche un collaborateur pour l’assistance avant les séances du mercredi soir. Enfin, Jacques Laliberté, responsable de l’assistance par courriel, souhaite pouvoir compter sur une personne-ressource pour le système Android.

Le conseil d’administration s’est interrogé sur les mesures à prendre dans le cas de mauvaises conditions météo. Le conseil part du principe qu’une activité sera annulée uniquement si les conditions météo sont extrêmes et rendent la circulation dangereuse. Toutefois, s’il fallait envisager une annulation, cette situation serait traitée selon la nature de l’activité :

• Dans le cas d’un atelier ou d’un cours à la bibliothèque, c’est l’animateur qui a la responsabilité d’annuler une rencontre. Il doit alors communiquer par courriel avec les participants inscrits à son activité.
• Dans le cas d’une séance de présentations, le responsable des séances annonce l’annulation d’une séance par un message affiché sur la page des Calendriers et notes des présentations (accès par un raccourci sur la page d’accueil du site Internet du club). Ce message sera affiché avant 17 heures dans le cas d’une séance du mercredi ou avant 11 heures dans le cas d’une séance du vendredi.

Chaque année, les membres seront avisés de ces mesures à la mi-novembre et en janvier.

Dans le cadre de la révision annuelle de ses activités, le conseil a d’abord confirmé que les fiches qui décrivent la gestion des logiciels payants et la production du CHIP reflètent bien les pratiques en cours au club.

Ensuite, il a adopté les orientations retenues par l’équipe du CHIP représentée par son parrain, Michel Gagné. L’équipe responsable du CHIP a maintenant surmonté les défis posés par l’appropriation d’un nouveau logiciel et par l’intégration de nouveaux collaborateurs. Elle se propose de poursuivre sur sa lancée actuelle tout en cherchant à recruter de nouveaux rédacteurs afin d’augmenter le nombre des articles publiés chaque mois. De plus, elle offrira à tous ses collaborateurs la possibilité d’inclure dans leur article un sondage avec affichage immédiat des résultats.

Michel Gagné est aussi le parrain de la gestion de l’information sur les bénévoles dont Yolande Beaudry est la responsable. Il a attiré l’attention du conseil sur le fait que les responsables des équipes de bénévoles oublient souvent d’informer Yolande Beaudry des changements survenus dans leur équipe. Il rappelle que tout changement devrait lui être acheminé immédiatement et, qu’afin d’éviter les erreurs et les oublis, Yolande Beaudry communiquera dorénavant deux fois par an avec les responsables des équipes pour mettre à jour l’information sur les bénévoles.

Enfin, Réjean Côté a annoncé que le brunch annuel des bénévoles aura lieu le 19 janvier, date la plus populaire déterminée à la suite d’un sondage. Les bénévoles recevront sous peu une invitation à cette rencontre amicale où nous pourrons exprimer notre reconnaissance pour leur contribution au club.

En cette fin d’année, que chacun et chacune soient entourés
de ceux qu’ils aiment!
Que 2014 apporte la paix à tous!

Sylvie Mazur
Secrétaire du CIMBCC