Réuni le 4 février dernier, le conseil d’administration a accueilli Berthe Demers et Mireille de Garie qui se partagent la responsabilité des ateliers avec Yvon Gaudreau. Elles ont d’abord exprimé leur admiration pour André Charest qui a assumé seul la coordination des ateliers jusqu’à l’automne dernier, tâche qui est maintenant partagée entre trois personnes.

Elles ont fait état de la participation aux 10 ateliers qui se sont tenus cet automne. En moyenne, 11 personnes ont participé à chacune des 38 rencontres qui ont eu lieu entre septembre et décembre. Cet hiver et ce printemps, 43 rencontres sont prévues dans le cadre de 11 ateliers; 186 membres sont inscrits à ces ateliers.

Les orientations proposées pour la gestion des ateliers ont été acceptées par le conseil. Ces orientations ont pour but de bien informer les membres des ateliers prévus, de réduire les abandons et l’inscription de personnes incapables de suivre un atelier et de réduire la tâche des bénévoles. Ainsi, il a été confirmé que :

• les ateliers seront décrits en détail sur le site du club (contenu, prérequis, dates des rencontres);
• les inscriptions se feront dorénavant par courrier électronique;
• les inscriptions seront enregistrées exclusivement pendant deux périodes précises en septembre et en janvier;
• chaque animateur d’atelier recevra la liste des inscrits et sera responsable de son groupe pour la suite des activités relevant de l’atelier.

Le conseil a aussi examiné les pratiques du club à l’égard de l’information fournie aux membres dans le cadre de ses activités. Pour autant que les membres du conseil aient pu en juger, cette information leur a semblé respecter les objectifs poursuivis quant à la qualité, la variété et l’exactitude de l’information transmise. Comme le partage des connaissances est le volet le plus important de la mission du club, tous les collaborateurs sont invités à poursuivre ces objectifs, que ce soit dans les présentations, dans les ateliers, dans le CHIP ou sur le site du club. Un sujet particulièrement important, celui de la sécurité informatique, devrait faire l’objet d’une rubrique d’information régulière dans le CHIP. Le conseil souhaite trouver un membre qui pourrait se charger d’alimenter cette rubrique soit en écrivant un article, soit en fournissant un lien vers une astuce de sécurité ou vers un article pertinent dans une autre publication.

Du côté des bénévoles, le conseil a noté qu’une nouvelle adhérente au club, Céline Dion, a proposé son aide à Danielle Bourque qui cherchait une personne à l’aise avec Access. Gaël Stébenne s’est rendu disponible pour l’assistance avant les séances du mercredi et Colette Demers, pour certains vendredis. Enfin, Réjean Côté a réussi à identifier deux collaborateurs pour l’assistance à domicile : Michel Côté et Yves Pépin. Des démarches ont aussi été entreprises pour recruter de nouveaux collaborateurs comme présentateurs, animateurs d’atelier et rédacteurs pour le CHIP.

Le conseil d’administration a remercié Walter Pearce d’avoir organisé le brunch des bénévoles qui n’a suscité que des commentaires positifs. Cinquante-sept bénévoles y ont assisté et ont pu profiter de ce moment privilégié pour fraterniser. Le Chalet Marie-Victorin, où s’est tenue cette activité, a favorisé les échanges entre les participants et le conseil explorera la possibilité d’y tenir d’autres activités sociales, comme le souper des bénévoles en fin d’année. Ces activités sociales sont une façon de remercier les bénévoles de leur engagement. La reconnaissance à l’égard des bénévoles est une préoccupation du conseil d’administration qui a entrepris une réflexion pour identifier et mettre en place d’autres manifestations de notre reconnaissance.

Michel Gagné a fait état de la rencontre semestrielle des artisans du CHIP. Certaines mesures seront prises pour alléger la tâche de ces bénévoles. Ceux-ci ont consacré beaucoup de temps à traiter des questions et des demandes qui ont été inscrites dans la section des commentaires qui apparaît à la suite des articles publiés par le CHIP. Un message sera diffusé pour inviter les lecteurs à ne pas inscrire leurs questions ou leurs demandes dans l’espace réservé aux commentaires, mais de le faire là où cela est prévu. Le message rappellera les adresses de courriel à utiliser :

• pour les questions d’ordre technique où on rejoindra l’équipe de l’assistance par courriel;
• pour les autres questions et demandes qui seront traitées par l’équipe des communications du club.

Dorénavant, les modérateurs du blogue ne répondront plus aux questions et aux demandes inscrites dans l’espace réservé aux commentaires. Une réponse standardisée rappellera les adresses appropriées pour poser ses questions et formuler ses demandes.

Sylvie Mazur
Secrétaire du CIMBCC