Échos du Conseil d'administration

Échos du conseil d’administration – novembre 2015

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CA_2015-2016
Rangée du haut : Walter Pearce, Yvon Gaudreau, Danielle Charest Bourque, Berthe Demers, Michel Gagné, Sylvie Mazur, Denis Charron. Rangée du bas : Richard Gervais, Réjean Côté, Réjean Daigle, Jacques Laliberté.

Membres

Au moment de la réunion, le club comptait 701 membres, ce qui est remarquable quand on sait qu’à la fin de l’année dernière les membres étaient au nombre de 720 et qu’il s’en ajoute toujours en cours d’année. Le conseil d’administration pense que cette affluence s’explique par l’arrivée de Windows 10 et par la popularité des tablettes électroniques.

Danielle Bourque nous a présenté le registre des membres qui se compose d’une base de données Access. Le développement et l’utilisation de cette base de données sont possibles grâce à l’apport essentiel d’Albert Richard qui est encore notre seul expert connu du logiciel Access. Les présences aux séances de présentations sont enregistrées dans un fichier Excel. Céline Dion est responsable du registre des membres et du fichier des présences. Elle est supervisée par Danielle Bourque et elle s’initie à Access avec Albert Richard.

Bénévoles

L’équipe de l’accueil des mercredis et vendredis s’est enrichie de France Massicotte et de Claudette Guy.

Priorité no 1 pour 2015-2016 

Trouver des assistants pour les bénévoles responsables d’activités vitales pour le club, mais qui n’ont pas de substitut.

Une fonction vitale est une fonction essentielle au bon fonctionnement du club. — Si le responsable actuel ne pouvait plus remplir sa fonction, l’activité serait en péril et le club serait en danger dans une de ses activités principales.

Un substitut est une personne qui peut assumer une fonction vitale du club durant un an dans l’éventualité du départ inattendu de la personne qui occupe cette fonction. — Le substitut est un assistant au responsable. Cette personne est initiée par le responsable au fonctionnement de l’activité et participe à sa mise en œuvre. Au besoin, le substitut peut assumer temporairement la responsabilité de l’activité.

Après analyse des activités du club, le conseil a identifié les activités qu’il considère comme vitales. Il a constaté que certaines de ces activités peuvent compter et sur un responsable et sur un ou des substituts. Ce n’est toutefois pas le cas des activités suivantes :

  • la présidence du conseil d’administration;
  • la trésorerie du club;
  • la coordination des séances de présentations du mercredi et du vendredi;
  • l’accueil aux séances de présentations;
  • le soutien au développement et à l’utilisation d’Access pour le registre des membres;
  • la coordination de la Journée d’information et d’inscription;
  • la coordination des ateliers;
  • la préparation des fichiers Excel des participants aux ateliers.

Cette année, les membres du conseil d’administration auront comme priorité de recruter un assistant pour chacune de ces activités. Les bénévoles seront donc sollicités, et ceux qui offriront leurs services seront accueillis avec gratitude.

Le site Web

Comme chaque année, le conseil d’administration a fait le point sur le site Web du club. En 2014-2015, l’équipe des webmestres-administrateurs s’est enrichie de Richard Gervais. En accord avec les orientations retenues l’an dernier, plusieurs innovations ont été implantées, dont un thème adaptatif et l’ajout d’une page publicisant les sites développés par des membres du club. Pour la première fois également, l’inscription aux ateliers s’est faite à partir d’un formulaire affiché sur le site du club. Enfin, de nouvelles personnes ont été mises à contribution pour la mise à jour des pages du site et du Wiki dans le but d’initier le plus grand nombre possible de personnes à la construction de sites et de Wikis.

Après avoir constaté l’essor qu’a connu notre site, le conseil d’administration a approuvé les orientations privilégiées pour 2015-2016 :

  • poursuivre l’implantation des innovations de 2014-2015;
  • améliorer le processus d’inscription aux ateliers et les outils qui y sont associés;
  • déléguer des fonctions matures à des personnes moins expérimentées pour libérer les webmestres afin de leur permettre d’explorer de nouvelles possibilités pour le site;
  • remplacer les logiciels payants actuellement utilisés dans la gestion du site par des logiciels gratuits;
  • ajouter une page publicisant des tutoriels développés par des membres du club ou disponibles sur Internet.

Le budget 2015-2016

Walter Pearce était heureux de nous annoncer que le budget ne cause pas de souci. L’affluence des nouveaux membres a généré des revenus supérieurs de 2 530 $ à ce qui avait été prévu.

Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC

4 réflexions sur « Échos du conseil d’administration – novembre 2015 »

  1. Je suis certain que plusieurs membres du club sont heureux de pouvoir suivre les intentions et l’évolution futures du club informatique CIMBCC par l’échos du conseil d’administration, que tu présentes chaque mois dans le Chip.
    Merci bien Sylvie

  2. Bravo pour vos projets et bonnes décisions. Beaucoup de pain sur la planche au Club. Ce n’est pas l’ouvrage qui manque!

  3. Félicitations! Très belle et nécessaire planification du plan de succession. Il faut le prévoir quand un organisme a le vent dans les voiles car si l’on tarde cela devient plus ardu, surtout si le même CA reste en place longtemps, il semble alors à tous que ces personnes sont irremplaçables. Pour ma part, j’en ai plus que nécessaire dans quelques autres organismes. Bonne chance.

    1. Merci bien Sylvie de faire un compte rendu mensuel aux membres du club sur des discutions et des décisions prises par le conseil d’administration, je suis certain que c’est bien apprécié des membres.

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