La réunion du 12 mars a été l’occasion de faire le point sur les objectifs prioritaires du conseil pour l’année 2018-2019, d’adopter l’avis de convocation et l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, de faire le bilan du service d’assistance avant les séances, d’approuver un partenariat avec Druide et de mettre à jour certains documents de référence.

Objectifs prioritaires pour 2018-2019

 Le conseil a passé en revue ses objectifs prioritaires.  

• Assurer la relève pour le conseil d’administration, pour les membres de l’exécutif et pour certaines fonctions

Malgré les démarches faites par plusieurs des membres du conseil, aucune personne n’a été identifiée pour assurer la relève des fonctions visées. Certaines de ces fonctions sont vitales pour le club (voir les ÉCHOS de février).

• Modifier le processus d’inscription des membres d’ici 2020

Une équipe y travaille. L’objectif est de permettre l’inscription des membres par Internet. À suivre.

• Ajouter de nouveaux sujets de présentations

Plusieurs nouveautés sont déjà prévues (voir les ÉCHOS de février). La démarche d’identification de nouveaux sujets se poursuit.

• Recruter de nouveaux membres (ou adapter le club)

Les effectifs du club ont bondi jusqu’à atteindre 804 membres en 2015-2016. C’était particulièrement dû à l’arrivée de Windows 10 et à l’engouement pour les tablettes électroniques. Depuis cette année-là, le nombre des membres a régulièrement diminué pour atteindre un total de 702 membres l’an dernier.

Diverses activités ont été réalisées pour faire la promotion du club. Par exemple, des conférences ont été données dans quatre bibliothèques de la région au cours de l’automne dernier. Mais ceci n’a pas donné les résultats attendus.

Michel Côté a proposé de tenir l’an prochain un atelier d’assistance et de dépannage qui serait ouvert à tous les citoyens. Le projet est à développer, mais à priori le conseil le trouve intéressant. À suivre.

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Assemblée générale annuelle du 17 avril 2019

L’avis de convocation et l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ont été approuvés et seront transmis aux membres d’ici le 1^er avril.

L’avis de convocation inclut un appel de candidatures pour pourvoir à six postes au conseil d’administration.

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Assistance avant les présentations 

Depuis le 1^er avril dernier, 96 membres ont consulté le service d’assistance avant les présentations le mercredi, alors que 143 membres l’ont fait le vendredi. Les sujets les plus souvent abordés ont été Windows 10, Google Chrome et Facebook. Huguette Turgeon considère que la fréquentation de ce service est comparable à celle de l’an dernier et les sujets abordés sont sensiblement les mêmes.

L’équipe n’a pas changé et elle fonctionne bien. Deux personnes sont prévues pour chaque séance et des substituts sont aussi disponibles au besoin. Certains substituts se présentent même si on n’a pas fait appel à eux. Tous sont prêts à continuer en 2019-2020 et le conseil d’administration a approuvé la poursuite de ce service.

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Partenariat avec Druide

Le club a fait l’acquisition de deux exemplaires d’Antidote 10, un logiciel d’aide à la rédaction. Ces logiciels ont été mis à la disposition de deux bénévoles qui doivent rédiger régulièrement des textes largement diffusés par le club.

D’autres bénévoles doivent aussi rédiger des textes pour le club. Pour pouvoir leur fournir ce logiciel, des démarches ont été entreprises auprès de Druide, le producteur d’Antidote, pour solliciter le don d’autres exemplaires en faisant valoir le statut d’organisme sans but lucratif du club.

Ces démarches ont porté fruit et le conseil d’administration a approuvé une entente de partenariat avec Druide. Cette entente prévoit que Druide fournira au club :

• quatre exemplaires d’Antidote 10 qui seront mis à la disposition de bénévoles qui pourront les utiliser dans leurs travaux de rédaction pour le club;
• deux exemplaires d’Antidote 10 qui seront donnés à des personnes identifiées par tirage au sort parmi les participants à des présentations sur Antidote 10;
• 10 t-shirts qui seront aussi distribués par tirage au sort lors des présentations sur Antidote.

En échange, le club présentera Antidote dans le cadre d’une séance en novembre 2019 et en avril 2020, et une certaine visibilité sera accordée au logiciel sur le site Web et lors des présentations.

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Mise à jour d’outils de gestion

Le conseil d’administration a approuvé la mise à jour des documents de référence suivants :

• Formulaire d’entente sur les règles de conduite des membres du conseil d’administration: en signant ce formulaire, chaque membre du conseil s’engage à adopter une conduite conforme aux règles auxquelles sont soumis tous les membres du conseil d’administration.

• Initiation d’un nouveau membre du conseil d’administration : ce document décrit les actions qui sont prévues pour bien accueillir un nouveau membre au conseil d’administration et pour le rendre efficace le plus rapidement possible.

• Parrainage des activités du conseil d’administration : chaque activité du club a une marraine ou un parrain au sein du conseil; son rôle est défini dans ce document.

• Gestion des logiciels payants : il s’agit, d’une part, d’un inventaire des logiciels acquis par le club et nécessaires pour réaliser ses activités et, d’autre part, des attentes du club à l’égard des bénévoles qui utilisent chacun de ces logiciels.

Sylvie Mazur
Secrétaire du CIMBCC