Échos du conseil d’administration – 2 octobre 2018

CA 2018-2019
Sur la première rangée : Huguette Turgeon, Danielle Bourque, Danielle Barabé, Berthe Demers, Sylvie Mazur. Sur la deuxième rangée : Michel Côté, Jacques Laliberté, Michel Gagné, Richard Gervais, Réjean Côté.

Le conseil d’administration a amorcé une réflexion sur ses priorités annuelles, après avoir pris connaissance du bilan de l’inscription des membres nouveaux et anciens et du bilan financier mensuel. Cette réunion a également permis de prendre connaissance de l’état des inscriptions aux ateliers de l’automne et des tâches réalisées par les deux responsables des ateliers. Enfin, il a été question du concours sur l’histoire du club, de la Journée d’information et d’inscription et de certains outils de gestion qui ont été mis à jour.

Membres et bénévoles

Au début d’octobre, le registre des membres comptait 792 personnes, dont 60 % de femmes. Parmi ces personnes, 257 membres n’avaient pas encore renouvelé leur adhésion pour 2018-2019 alors que 535 personnes avaient déjà adhéré au club pour l’année en cours : 126 nouveaux membres et 409 renouvellements.

Serge Beaulieu est le seul nouveau bénévole à signaler ce mois-ci. Il participera à l’équipe de la mise en place de la salle du Chalet Marie-Victorin.

Rapport financier

Selon une estimation préliminaire réalisée en fonction des résultats actuels, Danielle Barabé prévoit que le déficit annuel pourrait dépasser d’environ 1500 $ celui prévu au budget, si le nombre des cotisations atteint un niveau comparable à celui des années antérieures et que toutes les dépenses prévues au budget se réalisent. Les prévisions de fin d’année reflèteront cette estimation au prochain rapport financier. C’est à suivre, tout en espérant que l’adhésion de membres nouveaux et anciens se poursuivra pour réduire ce déficit.

 Priorités annuelles

Le conseil d’administration a commencé à réfléchir aux objectifs prioritaires qu’il souhaite poursuivre au cours des prochains mois. Quatre grands thèmes se dégagent pour le moment :

  • Assurer la relève pour différentes fonctions essentielles au club.
  • Modifier le processus d’inscription pour instaurer, au plus tard en 2020, l’inscription des membres et le paiement de leur cotisation par Internet.
  • Ajouter de nouveaux sujets de présentations.
  • Recruter de nouveaux membres (ou adapter les activités du club).

La discussion reprendra à la réunion de novembre pour fixer les objectifs prioritaires et amorcer la définition des moyens qui seront mis en œuvre pour les atteindre.

Inscription aux ateliers de l’automne et recherche de substituts

Les 12 ateliers de l’automne ont suscité 186 inscriptions par 142 membres. La majorité de ces membres (104) se sont inscrits à un seul atelier, 32 membres se sont inscrits à 2 ateliers, et 6 membres à 3 ateliers. Berthe Demers fait remarquer qu’il y a une légère diminution du nombre des inscriptions, mais la taille des groupes reste intéressante. Un seul atelier, Facebook, a recueilli un nombre d’inscriptions supérieur au maximum permis.

Les ateliers sur les tablettes sont encore très populaires, mais celui sur les tablettes Android l’est un peu moins. Par ailleurs, 28 personnes se sont inscrites aux deux nouveaux ateliers sur Word, signe qu’ils étaient attendus, alors que 17 personnes se sont inscrites à l’atelier sur la liseuse. Par contre, le nouvel atelier sur AccèsD a intéressé seulement 6 personnes et devra sans doute être annulé.

Danielle Barabé et Berthe Demers ont présenté les tâches qu’elles assument en tant que responsables des ateliers. Elles ont attiré l’attention du conseil d’administration sur la complémentarité nécessaire de leurs tâches pour couvrir le volet technique et le volet de gestion de leurs responsabilités. Elles ont fait remarquer que le traitement des données nécessaires pour la gestion des ateliers s’est modifié année après année, certaines tâches étant désormais automatisées.

Mesdames Barabé et Demers visent à recruter deux bénévoles qui pourront les remplacer temporairement, au besoin, grâce à la formation et à l’accompagnement qu’elles leur offriront. Ces substituts pourraient assurer leur relève, éventuellement.

 Histoire du club

 L’histoire du club a été mise à jour et publiée sur le site Web du club. Un concours, lancé sur le CHIP le 18 octobre, invite les lecteurs à lire l’histoire du club et à répondre à cinq questions avant le 28 octobre à minuit. Le club fête ses 35 ans cette année. Cet anniversaire sera particulièrement souligné à l’occasion du Souper de Noël qui aura lieu le 5 décembre. Les billets pour cet événement seront en vente lors des séances de présentations.

Journée d’information et d’inscription (JII)

Depuis l’an dernier, la JII a lieu le mardi qui suit la Fête du Travail. Cette date a pour avantage de rendre accessibles les différentes salles du Centre communautaire dont le club a besoin pour accueillir les membres et citoyens qui se présentent en après-midi ou en soirée.

Le bilan qu’a fait Danielle Bourque de la JII de cette année est très positif grâce à la contribution des 28 bénévoles. Ceux-ci ont accueilli, informé et enregistré l’adhésion des membres anciens et nouveaux : 194 personnes ont adhéré au club au cours de cette journée.

Mise à jour d’outils de gestion

Le conseil d’administration a mis à jour les documents de référence suivants :

  • Gestion des membres honoraires et des membres associés
  • Gestion des sites Web du club
  • Gestion des adresses électroniques

Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC

2 réflexions sur « Échos du conseil d’administration – 2 octobre 2018 »

  1. La période d’inscription aux ateliers est annoncée par un courriel qui est envoyé à tous les membres du club deux semaines avant le début de la période. Cette information est aussi disponible, au même moment, sur la page d’accueil du site Web du club. Les demandes d’inscription tardives à un atelier peuvent être acceptées à la condition que des places soient encore disponibles.

    Un membre peut toujours communiquer avec les responsables des ateliers en envoyant un courriel à l’adresse suivante: moc.k1542242644ooltu1542242644o@ccb1542242644mic.u1542242644d.sre1542242644ileta1542242644

    Pour les nouveaux membres, c’est beaucoup d’information à recevoir, car le Club informatique offre plusieurs services. C’est pourquoi nous insistons sur l’importance de consulter régulièrement le site Web du club à l’adresse suivante: http://www.cimbcc.org.

  2. Je me suis ré-inscrite après une année d’absence dans le but de m’inscrire à des ateliers. J’ai suivi la procédure normale et essayé à de nombreuses occasions, mais je recevais toujours un message que les cours n’étaient toujours pas disponible. A bout de patience, j’ai téléphoné et on m’a dit que tous les cours auxquels je voulais m’inscrire étaient complets. Je suis déçue et je crois que les nouveaux membres n’ont pas beaucoup de chance de voir leur demandes acceptées. J’ai pourtant commencé en tout début de saison et même avant.

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