À sa réunion du 4 octobre, le conseil d’administration a fixé ses priorités pour l’année 2016-2017 et fait le point sur les bénévoles dont il a besoin. Cette réunion a aussi été l’occasion de revenir  sur la dernière Journée d’information et d’inscription, sur l’inscription aux ateliers de l’automne et sur le service d’assistance par courriel.

Priorités pour 2016-2017

Au terme d’un processus commencé en août, le conseil d’administration a fixé ses objectifs prioritaires pour l’année 2016-2017.

• Réduire la charge de travail des bénévoles qui doivent accomplir un nombre important de tâches.
• Trouver un assistant pour chaque bénévole responsable d’une activité vitale pour le club et pour qui aucun substitut n’a été identifié.
• Présenter de nouveaux sujets lors des séances du mercredi et du vendredi en 2017-2018.

Les moyens privilégiés pour atteindre ces objectifs seront déterminés au cours des prochaines réunions.

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Membres et bénévoles

Le 30 septembre, le club comptait 676 membres en règle pour 2016-2017. Pour offrir ses services aux membres, le club compte exclusivement sur ses bénévoles. Il est donc toujours heureux d’accueillir de nouveaux collaborateurs comme Carole Houle qui s’est jointe à l’équipe de l’accueil des séances du vendredi.

Les membres sont invités à consulter la page du site Internet (https://cimbcc.org/le-club-2/benevoles-demandes) où les besoins du club sont énumérés. Cette page est régulièrement mise à jour. Les membres verront que certaines activités ont toujours besoin de nouveaux collaborateurs. C’est le cas de l’accueil aux séances de présentations du mercredi et du vendredi, des présentations elles-mêmes, des ateliers et du CHIP.

D’autres activités du club ont des besoins plus spécifiques. Ainsi, en septembre, le conseil d’administration a réitéré son souhait de trouver une personne-ressource sur le logiciel ACCESS (https://cimbcc.org/echos-du-conseil-dadministration-6-septembre-2016#more-15811). Cette personne pourra agir comme consultant auprès de la responsable du registre des membres. Cette perle rare ne s’est pas encore manifestée.

Le club est aussi à la recherche d’une personne qui pourra assister la responsable du registre des membres et participer à la mise à jour de ce registre en effectuant de la saisie de données avec les logiciels ACCESS et EXCEL.

Les responsables des ateliers sont également à la recherche d’une personne avec qui partager leurs tâches de coordination. Cette personne sait utiliser le logiciel EXCEL.

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Journée d’information et d’inscription

La participation à cette journée tenue le 7 septembre dernier a été légèrement inférieure à celle des années passées, mais elle a quand même permis d’enregistrer 249 adhésions, dont 56 nouveaux membres.

 Danielle Bourque a recommandé que la prochaine Journée d’information et d’inscription se tienne le mardi suivant la fête du Travail plutôt que le mercredi. Ce changement permettra d’éviter le problème des salles non disponibles ou disponibles seulement à la dernière minute. Elle cherchera également à simplifier le processus de renouvellement pour les membres.

Le conseil d’administration a accepté les orientations présentées par Danielle Bourque et il a remercié celle-ci ainsi que son équipe de 28 bénévoles pour le succès de cette Journée d’information et d’inscription.

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Inscription aux ateliers de l’automne 2016

Les 14 ateliers proposés aux membres du club ont recueilli un total de 316 inscriptions par 229 membres. Les ateliers les plus populaires sont ceux consacrés aux tablettes électroniques, à Facebook et, bien sûr, à Windows 10 auquel 79 membres se sont inscrits. La formule de ce dernier atelier sera modifiée et les dates seront ajustées aux disponibilités de la salle de grande capacité nécessaire pour accueillir tous les inscrits.

Le conseil d’administration avait décidé de limiter à 10 le nombre des ateliers. Les responsables, Berthe Demers et Geneviève Renaud, ont toutefois affirmé qu’elles étaient en mesure de gérer l’inscription et l’organisation des 14 ateliers grâce à la présence d’animateurs d’expérience, à l’inscription électronique sur le site du club et au traitement en partie automatisé de cette inscription. Ce qui reste plus délicat, c’est la disponibilité des locaux nécessaires pour loger tous ces ateliers.

Afin d’alléger les tâches des responsables des ateliers, les webmestres du club examinent la possibilité d’automatiser la vérification de l’adhésion au club des personnes inscrites aux ateliers.

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L’assistance par courriel

Les demandes reçues par ce service atteindront sans doute un nombre comparable à celui de l’an dernier, soit 509 de septembre à septembre. Pour avancer cette hypothèse, Jacques Laliberté s’appuie entre autres sur les 266 demandes reçues depuis le début d’avril et sur les 48 demandes du mois dernier. C’est donc un service tout à fait pertinent et le conseil d’administration a confirmé son maintien grâce à de généreux bénévoles.

Par ailleurs, Jacques Laliberté a reçu plusieurs commentaires positifs à la suite de la publication de ses tutoriels qui sont d’abord annoncés par le CHIP, puis rendus disponibles sur le site du club (https://cimbcc.org/activites/les-tutoriels). Les membres pourraient lui proposer des sujets qui les intéressent.

Sylvie Mazur, secrétaire du CIMBCC